సమావేశానికి ఎలా అధ్యక్షత వహించాలి

విషయము

• దశల్లో
• పార్ట్ 1 సమావేశానికి సమాయత్తమవుతోంది
• పార్ట్ 2 సమావేశానికి అధ్యక్షత వహించారు
• పార్ట్ 3 సమావేశాన్ని సమర్థవంతంగా నిర్వహించండి

వ్యాపార ప్రపంచంలో, పనులు పూర్తి కావడానికి కొంత వశ్యత అవసరం. ఉదాహరణకు, ముఖ్యమైన నిర్ణయాలు సాధారణంగా ఒక బృందం తీసుకుంటాయి మరియు ముఖ్యమైన పనిని పూర్తి చేయడానికి అనేక మంది నిపుణుల జోక్యం అవసరం. నిర్మాణాత్మక మరియు వ్యవస్థీకృత సమావేశాలు చాలా దగ్గరగా సహకరించడం సాధ్యం చేస్తాయి, కాని ఒక సమావేశం అసమర్థంగా మరియు అంతులేనిదిగా ఉంటుంది, దీనికి ఒక నిర్దిష్ట ఉద్దేశ్యం లేకపోతే లేదా అది ఒక నిర్దిష్ట క్రమంలో కొనసాగకపోతే. మీరు అధ్యక్షత వహించే సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయడం, సిద్ధం చేయడం మరియు నిర్వహించడం సమయం వృధా చేయకుండా ఉండటానికి మరియు మీ సమావేశాన్ని విజయవంతం చేయడానికి మీకు సహాయపడుతుంది.

దశల్లో

పార్ట్ 1 సమావేశానికి సమాయత్తమవుతోంది

1. 
   

   
   మీరు షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశం గురించి పాల్గొనే వారితో చర్చించండి. మీరు పని సమావేశానికి అధ్యక్షత వహిస్తారని తెలుసుకున్న తరువాత, మొదట పాల్గొనే వారితో, ముఖ్యంగా ఉన్నత స్థాయి స్థానాల్లో లేదా ముఖ్యమైన వ్యక్తులతో మాట్లాడటం గురించి ఆలోచించండి. వారు ఎజెండాలో కొన్ని అంశాలను ఉంచాలనుకుంటే వారిని అడగండి. వారి సమాధానాలను వ్రాసి, ఎజెండాను సెట్ చేసేటప్పుడు వాటిని పరిగణించండి.
   • సమావేశంలో పాల్గొనేవారికి చర్చించదలిచిన నిర్దిష్ట అంశాలు లేవా అని అడగడం మంచిది, ఎందుకంటే ఇది మీ ఎజెండాను అభివృద్ధి చేయడాన్ని సులభతరం చేయడమే కాక, సమావేశం ప్రారంభానికి ముందే పాల్గొనేవారిని బాగా పని చేయడానికి మీరు ఉంచారు. సమావేశం. సమావేశంలో తమకు ఆసక్తి కలిగించే అంశాలు చర్చించబడతాయని తెలిస్తే ప్రజలు పాల్గొనడానికి ఎక్కువ ఇష్టపడతారు.

2. 
   

   
   
   
   ఎజెండాను అభివృద్ధి చేయండి మరియు పంపిణీ చేయండి. ఈ ఎజెండా సమావేశ ఛైర్‌పర్సన్‌కు మాత్రమే కాకుండా, పాల్గొనేవారికి కూడా చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది, ఎందుకంటే ఇది తేదీ, సమావేశ స్థలం మరియు పాల్గొనేవారి జాబితా వంటి ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది. అదనంగా, ఎజెండా ప్రతి ఒక్కరినీ సిద్ధం చేయడానికి అనుమతిస్తుంది, ఎందుకంటే ఇది సమావేశంలో చర్చించబడే అంశాలను పేర్కొంది. రోజు క్రమాన్ని వీలైనంత త్వరగా పంపండి. సమావేశం ఎంత ముఖ్యమో, అంత త్వరగా మీరు ప్రసారం చేయాలి.
   • మీ ఎజెండాలో చర్చా సమయాన్ని పేర్కొనాలి, అది కలిగి ఉన్న ప్రతి బిందువుకు కేటాయించబడుతుంది. ముందుగానే షెడ్యూల్‌ను ఏర్పాటు చేయడం ద్వారా, మీరు మీ సమావేశం యొక్క పురోగతిని పర్యవేక్షించవచ్చు. కొన్ని పాయింట్ల చర్చా సమయం expected హించిన దానికంటే ఎక్కువ లేదా తక్కువ సమయం పడుతుంది, అయితే ఈ పాయింట్ల చర్చను బాగా అనుసరించడానికి మరియు మీ సమయాన్ని తదనుగుణంగా సర్దుబాటు చేయడానికి షెడ్యూల్ మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

3. 
   

   
   సమావేశం మరియు మునుపటి సమావేశాల విషయానికి సంబంధించి ఒక శోధన చేయండి. కొంతమంది పాల్గొనేవారికి చర్చించబడే అంశాలు తెలియకపోవచ్చు, మరికొందరు మునుపటి సమావేశాలకు హాజరు కాకపోవచ్చు, మరికొందరు మర్చిపోయి ఉండవచ్చు. మునుపటి సమావేశాల కంటెంట్ మీకు తెలిస్తే మీరు కుర్చీగా వ్యవహరించగలరని తెలుసుకోండి. సమావేశంలో మీరు తీసుకోవలసిన అత్యుత్తమ సమస్యలను స్పష్టం చేయడానికి ఈ సమావేశాలకు ఇప్పటికే హాజరైన వ్యక్తులతో మాట్లాడటానికి ప్రయత్నించండి. సమావేశం యొక్క షెడ్యూల్ను సులభతరం చేయడానికి, మునుపటి సమావేశాల నిమిషాలను మీకు అందించమని రిపోర్టర్‌ను అడగండి.
   • ఈ నివేదికలు చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటాయి. వారు మునుపటి సమావేశాల చర్చలు మరియు నిర్ణయాలను సంగ్రహించి, ప్రతిదీ త్వరగా ఏర్పాటు చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తారు. మీరు ఎజెండాతో పాటు ముఖ్యమైన నివేదికలను కూడా ప్రసారం చేయగలరు.

4. 
   

   
   
   
   వేదిక ముందుగానే సిద్ధంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి. సమావేశం జరిగిన రోజున, గది శుభ్రంగా, ప్రదర్శించదగినదిగా మరియు పాల్గొనేవారిని స్వీకరించడానికి సిద్ధంగా ఉందో లేదో తనిఖీ చేయండి. స్లైడ్ వ్యూయర్, ప్రొజెక్షన్ పరికరం మొదలైన హార్డ్‌వేర్ బాగా పనిచేస్తుందో లేదో తనిఖీ చేయండి. సాంకేతిక బూండొగ్గిల్స్ మీ సమావేశానికి భంగం కలిగిస్తాయని తెలుసుకోండి.
   • మీరు పవర్ పాయింట్ వంటి డిజిటల్ మీడియాతో ప్రెజెంటేషన్ చేస్తుంటే, మీ స్లైడ్‌ల ద్వారా స్క్రోల్ చేయడానికి మీరు ఉపయోగించే రిమోట్ కంట్రోల్‌తో మిమ్మల్ని పరిచయం చేసుకోవడానికి సమయం కేటాయించండి. చర్చను ముందుకు తీసుకెళ్లడానికి ఇది మీ సమయాన్ని ఆదా చేస్తుంది.

పార్ట్ 2 సమావేశానికి అధ్యక్షత వహించారు

1. 
   

   
   సెషన్‌ను ఓపెన్‌గా ప్రకటించండి. సమావేశం ప్రారంభంలో మరియు పాల్గొనే వారందరూ లేదా వారిలో అతి ముఖ్యమైన వారు వ్యవస్థాపించబడినప్పుడు, ప్రేక్షకులందరి దృష్టిని నిలుపుకునే ప్రయత్నం చేయండి. మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి మరియు సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని ప్రకటించండి. అప్పుడు సమావేశం యొక్క పొడవు మరియు మీరు వాయిదా వేసే సమయం గురించి మాట్లాడండి. మీరు ప్రకటించిన సమయానికి ముందు లేదా తరువాత పూర్తి చేయవచ్చు, కానీ సమావేశం యొక్క పురోగతిని పర్యవేక్షించడానికి మీకు కనీసం ఒక మార్కర్ ఉంటుంది. పాల్గొనేవారు ఒకరినొకరు తెలియకపోతే, వారిలో ముఖ్యమైనవారిని పరిచయం చేయడానికి సమయం కేటాయించండి.
   • సమావేశాలు ప్రారంభించడానికి మరియు నిర్వహించడానికి కొన్ని సంస్థలు మరియు సంస్థలు కఠినమైన విధానాలను కలిగి ఉన్నాయని తెలుసుకోండి. ఉదాహరణకు, అమెరికన్ అసోసియేషన్ ఆఫ్ స్టేట్ ఎంప్లాయర్స్ (AFSCME) రాబర్ట్ రూల్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్ (రాబర్ట్స్ రూల్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్) అని పిలువబడే ఒక వ్యవస్థను ఉపయోగిస్తుంది, ఇది రాష్ట్రపతికి దెబ్బ కొట్టడం ద్వారా సెషన్‌ను తెరవడానికి అందిస్తుంది. టేబుల్ మీద సుత్తి. అదనంగా, ప్రదర్శన మరియు తీర్మానాల స్వీకరణ పరంగా ఈ నియమాలు చాలా నిర్దిష్టంగా ఉన్నాయి.

2. 
   

   
   మునుపటి సమావేశాలలో చర్చించిన ముఖ్యమైన అంశాలను సంగ్రహించండి. ముఖ్యమైన ప్రాజెక్టులకు అంకితమైన సమావేశాల విషయంలో, సెషన్ ప్రారంభమైన వెంటనే ప్రేక్షకుల దృష్టిని ఆకర్షించడానికి ప్రయత్నించండి, మునుపటి సమావేశాలను గుర్తించిన నిర్ణయాలు మరియు ముఖ్యమైన సంఘటనలను త్వరగా సంగ్రహించండి. పాల్గొనే వారందరికీ మీతో పాటు మీకు కూడా తెలియదు, కాబట్టి మీ సమావేశాన్ని సులభతరం చేయడానికి ప్రతి ఒక్కరికీ తెలియజేయండి.
   • మునుపటి సమావేశాల విషయాలను మీరే సంగ్రహించే బదులు, మీ కోసం ఈ నిమిషాలు చదవమని మీరు రిపోర్టర్‌కు సూచించవచ్చు.
   • మునుపటి సమావేశం నుండి మీరు అందుకున్న ప్రధాన కరస్పాండెన్స్ చదవడం కూడా మీరు పరిగణించవచ్చు.
   • హాజరైనవారికి కరస్పాండెన్స్ మరియు రిపోర్టుల కాపీలను పంపిణీ చేయడం కూడా సాధ్యమే, ఎందుకంటే ఈ పత్రాలను బిగ్గరగా చదవడం సాధారణంగా అవసరం లేదు.

3. 
   

   
   ప్రస్తుత పరిస్థితిని నివేదించమని కొంతమంది పాల్గొనేవారిని అడగండి. మునుపటి సమావేశం నుండి ఏమి జరిగిందో అసెంబ్లీకి తెలియజేయడానికి నిపుణులకు అవకాశం ఇవ్వండి. ఇది ఏదైనా కావచ్చు, ఉదాహరణకు మీ కంపెనీ లేదా సంస్థ పరిష్కరించాల్సిన సమస్యలు, సిబ్బందిలో మార్పు, ప్రాజెక్ట్ పరిణామాలు లేదా వ్యూహంలో మార్పు. మునుపటి సమావేశంలో తీసుకున్న నిర్ణయాల ఫలితంగా తీసుకున్న కొన్ని చర్యల ఫలితాలపై పాల్గొనేవారు సమాచారాన్ని అభ్యర్థించవచ్చు.

4. 
   

   
   అత్యుత్తమ సమస్యలతో వ్యవహరించండి. క్రొత్త ప్రశ్నలకు వెళ్లేముందు, పరిష్కరించబడని సమస్యలు లేదా మునుపటి సమావేశంలో తీసుకోని నిర్ణయాలు చర్చించండి. పాత సమస్యలకు బాధ్యత వహించడానికి ఏ పాల్గొనేవారు ఇష్టపడరు. అందువల్ల, మీ సమావేశంలో ఉన్న సమస్యలను పరిష్కరించడానికి ప్రయత్నించండి. సాధారణంగా, మునుపటి సమావేశంలో పూర్తి చేయని పని "అత్యుత్తమ సమస్యలు" లేదా "భవిష్యత్ పరిశీలన కోసం ప్రశ్నలు" క్రింద జాబితా చేయబడుతుంది.
   • సంస్థ యొక్క సంస్కృతి మరియు దాని పని నియమాలను బట్టి, నిర్ణయం తీసుకోవడం ఒక నిర్దిష్ట విధానానికి లోబడి ఉండవచ్చు, ఉదాహరణకు, మెజారిటీ ఒప్పందాన్ని చేరుకోవడం లేదా అధిక క్రమానుగత స్థానాలు కలిగిన వ్యక్తుల సమూహాన్ని కేటాయించడం, అన్నింటినీ తీసుకోవడం అవసరం నిర్ణయాలు.
   • సమావేశాల మధ్య సమయంలో కొన్ని ప్రశ్నలు పరిష్కరించడానికి చాలా గజిబిజిగా ఉన్నాయని గమనించండి. ఇంకా నడుస్తున్న దీర్ఘకాలిక ప్రాజెక్టుల పురోగతిపై మీరు నివసించాల్సిన అవసరం లేదు. అయితే, తక్షణ చర్య అవసరమయ్యే ప్రాజెక్టుల గురించి మీరు "తప్పక" నిర్ణయాలు తీసుకోవాలి.

5. 
   

   
   క్రొత్త వ్యాపారాన్ని ప్రాసెస్ చేయండి. అప్పుడు గురించి మాట్లాడండి కొత్త సమావేశంలో చర్చించాల్సిన సమస్యలు, కొత్త ఆందోళనలు మరియు సమస్యలు. ఇవి సాధారణంగా మునుపటి సమావేశాల నుండి జరిగిన పరిణామాల ఫలితంగా వచ్చే పాయింట్లు. సమావేశంలో వ్యవహరించని అంశాలు తదుపరి సమావేశానికి వాయిదా పడుతున్నందున తుది మరియు స్పష్టమైన నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి ప్రయత్నించండి.

6. 
   

   
   సమావేశం యొక్క ముగింపులను సంగ్రహించండి. మీరు ప్రస్తుత కేసులతో పూర్తి చేసినప్పుడు, పాల్గొనేవారు చేసిన తీర్మానాలను సంగ్రహించండి. నిర్ణయాల ఫలితాలను వివరించండి మరియు అవసరమైతే, ప్రతి సమావేశానికి ముందు ప్రతి పాల్గొనేవారు పూర్తి చేయవలసిన నిర్దిష్ట చర్యలను వివరించండి.
   • ఈ దశ చాలా ముఖ్యం ఎందుకంటే ప్రతి ఒక్కరూ వేర్వేరు ప్రాజెక్టుల పురోగతి గురించి స్పష్టమైన ఆలోచనతో గది నుండి బయలుదేరుతారని మరియు వారు ఏమి చేయాలో ఖచ్చితంగా తెలుసుకోవడం మీకు చివరి అవకాశం.

7. 
   

   
   తదుపరి సమావేశం యొక్క అంశాన్ని పరిచయం చేయడం ద్వారా ముగించండి. చివరగా, తదుపరి సమావేశం యొక్క విషయం గురించి అందరికీ తెలియజేయండి మరియు మీరు ఇప్పటికే ప్రోగ్రామింగ్ ప్రారంభించినట్లయితే, స్థలం మరియు తేదీని సెట్ చేయండి. ఇది ప్రాజెక్టులు లేదా నిర్ణయాల మధ్య ఒక నిర్దిష్ట కొనసాగింపును నిర్వహిస్తుంది మరియు పాల్గొనేవారికి వారు కేటాయించిన పనిని నిర్వహించడానికి వాటిని నిర్వహించడానికి గడువు గురించి ఒక ఆలోచనను ఇస్తుంది.
   • మీరు అని తెలుసుకోండి చేయవద్దు ప్రస్తుత సమావేశం యొక్క ఎజెండాను మీరు అయిపోయినట్లయితే మీరు మరొక సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయాలి. ఏదేమైనా, అలా చేయడం మంచిది, వ్యవహరించడానికి తగినంత పాయింట్లు ఉంటే లేదా కొన్ని ప్రాజెక్టులు ఎలా అభివృద్ధి చెందుతాయో వేచి చూడాల్సిన అవసరం ఉంటే.

పార్ట్ 3 సమావేశాన్ని సమర్థవంతంగా నిర్వహించండి

1. 
   

   
   చర్చలను ఆధిపత్యం చేయకుండా ఓరియంట్ చేయండి. మీ పాత్రలలో ఒకటి చర్చలను ముందుకు తీసుకెళ్లడం మరియు సమావేశం యొక్క లక్ష్యాలతో సన్నిహితంగా ఉంచడం. మీ పాత్ర కాదు ప్రతి ప్రశ్నపై మీ అభిప్రాయాన్ని అందించడానికి లేదా చర్చల పురోగతిని ప్రణాళికాబద్ధమైన షెడ్యూల్‌తో సరిపోల్చడానికి. సరళంగా ఉండండి. పాల్గొనేవారు తమను తాము స్వేచ్ఛగా వ్యక్తీకరించడానికి అనుమతించండి మరియు వారు ఎజెండాలో భాగం కాకపోయినా కొత్త ప్రశ్నలు వెలువడండి. సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం నుండి చర్చను దూరంగా ఉంచడానికి మీరు కొన్ని ప్రశ్నలను మూసివేయాలని లేదా మార్చాలని మీరు భావిస్తారు, కానీ మీరు ప్రతిదాన్ని నియంత్రించాలని అనుకోకండి. అన్ని తరువాత, ఇది సమిష్టి ప్రయత్నం.
   • సమావేశం పెరుగుతున్న కొద్దీ ఎజెండాను చూడండి. మీరు ఆలస్యం అయితే, కొన్ని ప్రశ్నలను నివారించండి లేదా సమీక్షను వాయిదా వేయండి. చర్చించిన సమస్యలు చాలా ముఖ్యమైనప్పుడు దీన్ని చేయడానికి వెనుకాడరు.

2. 
   

   
   చర్చల్లో పాల్గొనడానికి హాజరైన వారందరినీ ప్రోత్సహించండి. కుర్చీగా, మీరు కార్యకలాపాల సామర్థ్యం మరియు పారదర్శకతను నిర్ధారించాలి. చర్చించటానికి సంకోచించని వారు పాల్గొనడానికి ప్రోత్సహించండి, చర్చించిన సమస్యలపై వారు బాగా ప్రావీణ్యం కలిగి ఉన్నారు. మీరు వారిని సవాలు చేయాల్సిన అవసరం లేదు లేదా వారితో నేరుగా మాట్లాడవలసిన అవసరం లేదు. "మిస్టర్ మార్టిన్ యొక్క నైపుణ్యం మాకు చాలా సహాయకరంగా ఉంటుందని నేను భావిస్తున్నాను" అని మీరు చెప్పవచ్చు. కొంతమంది సభ్యులను మరింత చురుకుగా పాల్గొనమని ప్రోత్సహించడానికి ఇది ఒక చక్కని మార్గం.

3. 
   

   
   ప్రొసీడింగ్స్ యొక్క కంటెంట్‌ను ప్రతి ఒక్కరూ అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి. పాల్గొనే వారందరికీ సమావేశం యొక్క ఒకే జ్ఞానం మరియు అనుభవం ఉండదని గుర్తుంచుకోండి. సమావేశం నుండి ప్రయోజనం పొందటానికి, సంక్లిష్ట సమస్యలు తలెత్తినప్పుడు వాటిని సరళీకృతం చేయడాన్ని పరిగణించండి. తక్కువ అనుభవజ్ఞులైన పాల్గొనేవారు మీ ప్రయత్నాన్ని ఖచ్చితంగా అభినందిస్తారు.

4. 
   

   
   కష్టమైన లేదా ఇబ్బందికరమైన ప్రశ్నలను వదిలివేయవద్దు. ఈ సమస్యలను అధ్యక్షుడు బాగా నియంత్రించకపోతే, సమావేశం విఫలమవుతుంది. సమావేశంలో తలెత్తే అన్ని ముఖ్యమైన సమస్యలను మీరు పరిష్కరించారని నిర్ధారించుకోండి మరియు పాల్గొనేవారు తమను తాము బాధ్యతగా వదిలేయడానికి ప్రయత్నించవద్దు లేదా సమాధానం లేని ప్రశ్నలకు అస్పష్టమైన క్షమాపణలు చెప్పవద్దు. ఎవరూ పరిష్కారం కనుగొనకూడదనుకునే ప్రశ్నలకు సమాధానాలు తెలుసుకోవడానికి ప్రయత్నించండి. ఇది తప్పనిసరిగా ప్రతి పాల్గొనేవారి కోరికకు అనుగుణంగా ఉండదు, అయితే సమావేశం దాని లక్ష్యాలను నెరవేర్చడానికి పరిష్కరించాల్సిన ప్రశ్నలు ఇవి.
   • అన్ని ప్రధాన నిర్ణయాలు నమోదు చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి. మీటింగ్ రిపోర్టర్ లేదా రిపోర్ట్ రైటర్ ఈ పని చేయండి. మీరు సంక్లిష్టమైన ప్రశ్నలను ప్రవేశపెట్టవలసి వస్తే, ఈ ప్రశ్నలకు చక్కటి సహేతుకమైన సమాధానాలను పొందడానికి ప్రయత్నించండి.

5. 
   

   
   మీ షెడ్యూల్ చూడండి. చాలా మంది సమావేశాలను ఇష్టపడరు ఎందుకంటే ఇది సమయం వృధా అని వారు భావిస్తారు. అంతులేని సమావేశం జరగకుండా ఉండటానికి, మీ అధికారాన్ని కుర్చీగా ఉపయోగించుకోండి. సమావేశం expected హించిన దానికంటే ఎక్కువసేపు కొనసాగే అవకాశం ఉంటే, కొన్ని సున్నితమైన ప్రశ్నల పరీక్షను వాయిదా వేయడానికి వెనుకాడరు. సమయాన్ని వృథా చేయకుండా ఉండటానికి, మీ ప్రోగ్రామ్‌ను అక్కడికక్కడే సవరించడానికి సిద్ధంగా ఉండండి.