ప్రోగ్రెస్ రిపోర్ట్ ఎలా రాయాలి

విషయము

• దశల్లో
• పార్ట్ 1 ప్రక్రియను ప్రారంభించండి
• పార్ట్ 2 రిపోర్ట్ రాయడం
• పార్ట్ 3 సాధారణ తప్పులను నివారించడం

ప్రొఫెషనల్ లేదా అకాడెమిక్ ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణకు పురోగతి నివేదికలు చాలా ముఖ్యమైనవి. అదనంగా, మీరు గ్రహించిన ప్రాజెక్ట్ పురోగతిపై మీ ఉన్నతాధికారులకు, మీ సహోద్యోగులకు లేదా మీ కస్టమర్లకు బాగా తెలియజేయడానికి వారు మీకు సహాయం చేస్తారు. మీ నివేదిక పూర్తి చేసిన పనిని మరియు ప్రాజెక్ట్ను పూర్తి చేయడానికి తీసుకోవలసిన చర్యలను పేర్కొనాలి.

దశల్లో

పార్ట్ 1 ప్రక్రియను ప్రారంభించండి

1. 
   

   
   మీ నివేదిక యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని నిర్ణయించండి. అనేక కారణాల వల్ల పురోగతి నివేదికను వివరించమని ఎవరో మిమ్మల్ని అడగవచ్చు. సహజంగానే, మరియు చాలా సందర్భాలలో, ఒక నిర్దిష్ట ప్రాజెక్ట్ను పూర్తి చేయడంలో మీరు సాధించిన పురోగతిని చూపించడం. అయితే, మీరు మీ లక్ష్యాన్ని కొంచెం దగ్గరగా పరిగణించాలి.
   • ఒక ప్రోగ్రామ్ లేదా రీసెర్చ్ ప్రాజెక్ట్ యొక్క పురోగతిపై ఒక నివేదిక ప్రొఫెషనల్ ప్రాజెక్ట్ పై వచ్చిన నివేదిక నుండి కొద్దిగా భిన్నంగా ఉంటుంది. ఈ సందర్భంలో, ఖర్చులు వంటి ఇతర అంశాలను పరిగణనలోకి తీసుకోకుండా సమాచారం ఇవ్వమని మిమ్మల్ని అడుగుతారు, కానీ ఇది ఎల్లప్పుడూ అలా ఉండదు.
   • క్లయింట్‌కు ఒక నివేదిక ఉన్నతాధికారి కోసం రాసిన నివేదికకు భిన్నంగా ఉంటుంది. ఈ రెండు సందర్భాల్లో, మీరు మీ నివేదిక రాయడానికి గల కారణాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి.

2. 
   

   
   
   
   మీ పాఠకుల సంఖ్యను నిర్ణయించండి. మీరు మీ నివేదిక యొక్క లక్ష్యాన్ని నిర్దేశించినప్పుడు, మీ పాఠకులకు అవసరమైన సమాచారాన్ని మీ ఇలో చేర్చడానికి మీరు ఎంచుకోవాలి. సమర్పించిన థీమ్‌తో సంబంధం లేకుండా పురోగతి నివేదిక ప్రణాళిక వాస్తవంగా ఒకే విధంగా ఉంటుంది. అయితే, మీరు మీ ప్రాజెక్ట్ యొక్క ప్రత్యేకతలను పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి.
   • ప్రాజెక్ట్‌తో మీ పాఠకుల సంబంధాలు ఏమిటి? వాటిపై ప్రాజెక్టు ప్రభావం ఏమిటి? ఉదాహరణకు, ఈ ప్రభావం మీ ఉన్నతమైనది లేదా క్లయింట్ అయితే భిన్నంగా ఉంటుంది.
   • మీ నివేదిక చదివిన తరువాత పాఠకులు తీసుకునే నిర్ణయం హించుకోండి. ఉదాహరణకు, లాజిస్టిక్స్, ఫైనాన్సింగ్ లేదా గడువు ఉండవచ్చు.
   • మీ పాఠకులు ప్రాజెక్ట్‌లో పాల్గొనడానికి ఏ సమాచారం అవసరమో నిర్ణయించండి మరియు దానిని సమర్థవంతంగా అనుసరించండి. మీ పాఠకులు తెలుసుకోవలసిన సాంకేతిక అంశాలు ఏమిటి? సందేహాస్పద కార్యాచరణలో ఉపయోగించిన పరిభాషకు వారు అలవాటు పడ్డారా?

3. 
   

   
   మీ ప్రేక్షకులతో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఉత్తమ మార్గాన్ని కనుగొనండి. పురోగతి నివేదిక మీరు మీ పర్యవేక్షకుడికి లేదా ఉపాధ్యాయుడికి పంపే వ్రాతపూర్వక పత్రం మాత్రమే కాదు. ఇది వివిధ రూపాలను తీసుకోవచ్చు.
   • పురోగతి నివేదిక వారపు లేదా నెలవారీ పని సమావేశంలో చేసిన మౌఖిక ప్రదర్శన.
   • ఇది సహోద్యోగులకు క్రమం తప్పకుండా పంపే ఇమెయిల్ రూపాన్ని కూడా తీసుకోవచ్చు.
   • మీరు ఒక జ్ఞాపకాన్ని వ్రాసి మీ పర్యవేక్షకుడిని ఉద్దేశించి కూడా నిర్ణయించుకోవచ్చు.
   • సాధారణంగా, మీరు క్లయింట్ లేదా ప్రభుత్వ సంస్థ కోసం అధికారిక నివేదికను వ్రాస్తారు.

4. 
   

   
   
   
   మీ చెఫ్ తో తనిఖీ చేయండి. మీరు ఇప్పటికే ఈ రకమైన నివేదికను వ్రాయకపోతే మరియు ఈ సందర్భంలో మీకు సమస్య గురించి ప్రతిదీ తెలిస్తే తప్ప, మీ ఉన్నతాధికారుల నుండి గరిష్ట సమాచారాన్ని పొందడానికి ప్రయత్నించండి. మీ కంపెనీకి నిర్దిష్ట ప్రదర్శన అవసరం కావచ్చు, ఈ సందర్భంలో మీరు తప్పక పాటించాలి.

5. 
   

   
   నివేదిక యొక్క స్వరాన్ని ఎంచుకోండి. అన్ని పురోగతి నివేదికలు అధికారికంగా ఉండవు. వాస్తవానికి, సహోద్యోగులకు లేదా ప్రత్యక్ష పర్యవేక్షకులకు అంతర్గత నివేదికలు తరచుగా రిలాక్స్డ్ టోన్‌లో వ్రాయబడతాయి. అందువల్ల మీ నివేదిక నుండి మీ నాయకుడు ఏమి ఆశించాడనే దాని గురించి మీరు తనిఖీ చేయాలి.
   • ఇది క్లయింట్‌కు లేదా థీసిస్ సమీక్ష కమిటీకి నివేదిక అయితే, అధికారిక స్వరాన్ని స్వీకరించాలని సిఫార్సు చేయబడింది.
   • ఏదేమైనా, అధికారిక లేదా అనధికారిక స్వరం పట్టింపు లేదు, ఎందుకంటే ప్రధాన విషయం స్పష్టమైన, ఖచ్చితమైన మరియు నిజాయితీగా ఉండాలి.

పార్ట్ 2 రిపోర్ట్ రాయడం

1. 
   

   
   మీ పత్రం యొక్క ప్రదర్శనను ఎంచుకోండి. మీరు రాయడం ప్రారంభించడానికి ముందు, మీరు తగిన ప్రదర్శనను ఎన్నుకోవాలి మరియు మీ నివేదిక యొక్క కంటెంట్ మరియు స్వరాన్ని సెట్ చేయాలి.
   • మీరు బుల్లెట్ జాబితాను ఉపయోగించవచ్చు. ఈ పద్ధతి మీ సమాచారాన్ని స్పష్టమైన మార్గంలో ప్రదర్శించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. అవసరమైన సమాచారాన్ని పొందటానికి రీడర్ మీ ఇని సులభంగా బ్రౌజ్ చేయగలరు. ఏదేమైనా, అటువంటి జాబితా మధ్యంతర నివేదిక విషయంలో ఫార్మాలిజం లేకపోవచ్చు. అందువల్ల, నివేదిక మీ లైన్ నాయకుల కోసం ఉంటే, క్లుప్తంగా ఉపయోగించడం మంచిది. కానీ, మీరు సహోద్యోగులతో కమ్యూనికేట్ చేస్తే, ఇమెయిల్‌ను ఎంచుకోండి.
   • పటాలు లేదా పట్టికలను చేర్చాలని కూడా గుర్తుంచుకోండి. మీరు నిధుల కోసం ప్రయత్నిస్తున్న ఒక ప్రాజెక్ట్ పై మీరు పురోగతి నివేదిక వ్రాస్తుంటే లేదా మీరు అందుకున్న నిధులను పాఠకుడికి సమర్థించటానికి ప్రయత్నిస్తుంటే ఇది చాలా సందర్భోచితంగా ఉంటుంది.

2. 
   

   
   పేరాగ్రాఫ్లలో మీ ఇని నిర్వహించండి. మంచి పురోగతి నివేదిక సాధ్యమైనంత స్పష్టంగా ఉండాలి. అదే ప్రశ్నపై సమూహ సమాచారానికి, మీ ఇ పేరాలను పేరాల్లో విభజించడం మంచిది.
   • మీ ఇ స్పష్టంగా చెప్పడానికి, ఉపశీర్షికలను జోడించడం గురించి ఆలోచించండి, కాబట్టి మీ పాఠకులకు ప్రతి విభాగం యొక్క కంటెంట్ గురించి ఒక ఆలోచన ఉంటుంది. ఒక పాయింట్ వారికి ప్రత్యేక ఆసక్తి కలిగి ఉంటే, వారు దాన్ని నేరుగా యాక్సెస్ చేయగలరు.

3. 
   

   
   శీర్షిక రాయండి. సాధారణంగా, మీరు మీ పత్రాన్ని క్రింది పేజీలను ప్రదర్శిస్తే, మొదటి పేజీ ఎగువన టైటిల్ ఉంచబడుతుంది. మళ్ళీ, ఇది మీ కంపెనీ లేదా విశ్వవిద్యాలయం చేసిన ప్రదర్శన నియమాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది. అందువల్ల, అవసరమైన సమయంలో అవసరమైన తనిఖీలు చేయండి.
   • శీర్షిక తప్పనిసరిగా నివేదికను సమర్పించిన తేదీ, గ్రహీత పేరు మరియు పనితీరు, రచయిత పేరు, దాని పనితీరు మరియు నివేదిక యొక్క ఉద్దేశ్యం కలిగి ఉండాలి.

4. 
   

   
   పరిచయాన్ని నమోదు చేయండి. ఈ విభాగం టైటిల్ తర్వాత వస్తుంది. తరచుగా, మిగిలిన వాటి నుండి వేరు చేయడానికి దీనిని ఇటాలిక్ చేయవచ్చు. ఇది ప్రాజెక్ట్ మరియు దాని పురోగతి యొక్క అవలోకనాన్ని ఇవ్వడానికి ఉపయోగపడుతుంది. మీరు సాధించిన పురోగతి మరియు లక్ష్యాలను ప్రదర్శిస్తారు.
   • నివేదిక యొక్క అంశాన్ని ఖచ్చితంగా చేర్చండి. ప్రాజెక్ట్ను కూడా పరిచయం చేయండి, ఇది దాని పురోగతిపై ఒక నవీకరణ అని గుర్తుచేస్తుంది.

5. 
   

   
   మీ ఇ యొక్క శరీరాన్ని వ్రాయండి. ఈ భాగాన్ని విభాగాలు మరియు ఉప విభాగాలుగా విభజించవచ్చు. వాస్తవానికి, ఇది తప్పనిసరిగా మరింత వివరణాత్మక పరిచయం మాత్రమే. దానిలోని విషయాలను పరిశీలించి, దాన్ని బయటకు తీయండి.
   • చివరి నివేదిక నుండి పూర్తయిన పనులతో పాటు పురోగతిలో ఉన్న పనులను పేర్కొనండి.
   • ఎదుర్కొన్న సమస్యలు, సమాధానం ఇవ్వవలసిన ప్రశ్నలు మరియు నిలుపుకోగల పరిష్కారాలను విశ్లేషించండి.
   • ప్రాజెక్ట్ సమయంలో సంభవించిన మార్పులను తెలియజేయండి మరియు సమర్థించండి.
   • మీరు సిబ్బంది టర్నోవర్, ఖర్చులు, ఆలస్యం, పత్రాలను పొందడంలో ఇబ్బంది లేదా కంప్యూటర్ మరియు భద్రతా సమస్యలు వంటి ఇతర అంశాలను కూడా చేర్చాలనుకోవచ్చు.

6. 
   

   
   ప్రాజెక్ట్ యొక్క తదుపరి దశలను తీసుకోండి. ఈ విభాగం నివేదిక యొక్క భాగం. ప్రాజెక్ట్ యొక్క మిగిలిన దశల గురించి పాఠకులకు తెలియజేయడానికి ఇది ఉపయోగపడుతుంది. బడ్జెట్, నిర్వహణ లేదా ప్రాజెక్ట్ పూర్తి కావడానికి గడువును ప్రభావితం చేసే సమస్యలను ప్రస్తావించడం మర్చిపోవద్దు.
   • అన్నింటికంటే, ప్రాజెక్ట్ గడువులో ఎటువంటి మార్పును విస్మరించవద్దు.
   • సమస్యలను తగ్గించడం మానుకోండి. అయినప్పటికీ, పాఠకుడి గురించి అనవసరంగా చింతించకండి మరియు మీరు ఉంచలేరని వాగ్దానాలు చేయవద్దు.

7. 
   

   
   పని చేసిన మొత్తం గంటలను నమోదు చేయండి. మీరు మరియు మీ బృందం ప్రాజెక్ట్‌లో ఎంత సమయం గడిపారో మీరు చూపించాల్సి ఉంటుంది. మీ లైన్ మేనేజర్, మీ క్లయింట్లు లేదా మీకు డబ్బు ఇవ్వగల ప్రభుత్వ సంస్థ అయినా మీరు కష్టపడి పనిచేశారని మీ పాఠకులకు తెలుస్తుంది.

పార్ట్ 3 సాధారణ తప్పులను నివారించడం

1. 
   

   
   మీ విషయం నుండి తప్పుకోకుండా జాగ్రత్త వహించండి. పైన వివరించిన అంశాలను మీరు గౌరవిస్తున్నంత కాలం మీ రచన సరైనది. ఆసక్తికరంగా ఉన్నప్పటికీ, ఉపాంత సమస్యలతో వ్యవహరించడం ద్వారా ఈ విషయం నుండి బయటపడకుండా ఉండటానికి ప్రయత్నిస్తారు.
   • ఉదాహరణకు, మీ ప్రాజెక్ట్ ఆర్ట్స్ ఈవెంట్ యొక్క స్వచ్చంద సంస్థ కోసం ఉంటే, మీరు కళల నిధుల యొక్క దు state ఖకరమైన స్థితిని విశ్లేషించడానికి శోదించబడవచ్చు, కానీ మీ ప్రాజెక్ట్ యొక్క పురోగతిని గుర్తించడానికి ఇది నిజంగా మీకు సహాయం చేయదు.

2. 
   

   
   సరళంగా ఉండండి. పదాల మరియు నిరుపయోగమైన ఆలోచనల ప్రవాహంలో పాఠకుడిని ముంచకుండా, మీరు సాధించిన పురోగతిని ప్రదర్శించడం తాత్కాలిక నివేదిక లక్ష్యం. మీరు చేయాల్సిందల్లా ప్రాజెక్టు పురోగతి, తీసుకోవలసిన చర్యలు మరియు చేయవలసిన మార్పులపై దృష్టి పెట్టడం.
   • నివేదిక గ్రహీతను బట్టి, మీరు నిర్దిష్ట సంఖ్యలో పదాలను మించకూడదు. అవసరమైన నియమం సాధ్యమైనంత సంక్షిప్తంగా ప్రదర్శించడం మంచి నియమం.

3. 
   

   
   చాలా అస్పష్టంగా ఉండటం మానుకోండి. ప్రాజెక్ట్ యొక్క ప్రస్తుత స్థితిని స్పష్టం చేయండి. ఉదాహరణకు, "మేము మా కళాత్మక కార్యక్రమానికి నిధులు సమకూర్చుకుంటున్నాము" అని చెప్పడం మానుకోండి. బదులుగా, మీ సమాచారాన్ని మరింత స్పష్టంగా ప్రదర్శించండి: "ఈ వేర్వేరు సంస్థలు మంజూరు చేసిన € 5,000 యొక్క రెండు గ్రాంట్లకు ధన్యవాదాలు, మా లక్ష్యాన్ని చేరుకోవడానికి మాకు € 2,000 మాత్రమే అవసరం, ఇది € 12,000 గా నిర్ణయించబడింది".

4. 
   

   
   విస్తారమైన వ్యక్తీకరణలను తొలగించండి. గుర్తుంచుకోండి, మీరు స్పష్టమైన మరియు సంక్షిప్త నివేదిక రాయాలనుకుంటున్నారు. సహజంగానే, నివేదికకు ఏమీ జోడించని వ్యక్తీకరణలతో మీ ఇ చిందరవందర చేయకుండా ఉండటానికి ప్రయత్నించండి. ఉదాహరణకు, "మొత్తం విపత్తు" లేదా "అధిక విజయం" వంటి పదాలు చాలా భావోద్వేగమైనవి లేదా క్లయింట్ లేదా దర్శకుడికి ఇచ్చిన నివేదికలో చేర్చడానికి చాలా అస్పష్టంగా ఉన్నాయి.

5. 
   

   
   మీ మూలాలను కోట్ చేయండి. మీ నివేదికలో పొందుపరిచిన సమాచారం, డేటా మరియు గ్రాఫిక్స్ యొక్క బాహ్య వనరులను సరిగ్గా గుర్తించండి. మీరు ఈ మూలాలను సూచించే పేజీని జోడించవచ్చు.