ప్రదర్శనను ఎలా నిర్వహించాలి

విషయము

• దశల్లో
• పార్ట్ 1 నెలల ముందుగానే సిద్ధం చేయండి
• పార్ట్ 2 రెండు వారాల ముందు నిర్వహించండి
• పార్ట్ 3 ఈవెంట్‌కు 24 గంటల ముందు
• పార్ట్ 4 ఈవెంట్ రన్నింగ్ మేనేజింగ్

ఈవెంట్‌ను నిర్వహించడం అధిక పని అని మీరు అనుకోవచ్చు. మీకు సంస్థ లేదా ప్రణాళిక యొక్క భావం లేకపోతే ఇదే కావచ్చు. అయితే మిగిలినవి భరోసా ఇవ్వండి, ఎందుకంటే తయారీ ఎలా చేయాలో, నెల రోజుల పాటు, ఈవెంట్ రోజు వరకు ఎలా చేయాలో చూద్దాం.

దశల్లో

పార్ట్ 1 నెలల ముందుగానే సిద్ధం చేయండి

1. 
   

   
   ఈవెంట్ యొక్క వస్తువును నిర్వచించండి. మీ ఈవెంట్ యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని స్పష్టంగా నిర్వచించడానికి మరియు సందర్భోచితంగా ఉంచడానికి ఒక కీలక పదబంధం లేదా రెండు మీకు సహాయపడతాయి. మీరు మీ సంఘంలోని సభ్యులకు శిక్షణ ఇవ్వాలనుకుంటున్నారా? మీ కొన్ని ప్రాజెక్టులకు ఆర్థిక సహాయం చేయడానికి మీరు దాతలను ఒప్పించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారా? మీరు కొంతమంది వ్యక్తులను లేదా వ్యక్తుల సమూహాన్ని గౌరవించాలనుకుంటున్నారా? మీ చర్య యొక్క పరిధిని తగ్గించడానికి ప్రయత్నిస్తారు. మీరు ఏమి చేయబోతున్నారనే దానితో సంబంధం లేకుండా, విద్య, ఒప్పించడం లేదా గౌరవం మొదలైనవి ప్రశ్నకు సమాధానం ఇవ్వండి: ఎందుకు మీరు ఈ ఈవెంట్‌ను నిర్వహించబోతున్నారా?
   • మిషన్ స్టేట్‌మెంట్‌గా తీసుకోండి. విజయానికి మీ చట్రం మీరు ఏమి చేయాలనుకుంటున్నారో మీకు స్పష్టంగా తెలిసినప్పుడు, మీరు నటించడం సులభం అవుతుంది!

2. 
   

   
   
   
   లక్ష్యాలను నిర్దేశించుకోండి. మీరు ఏమి సాధించాలనుకుంటున్నారు ఖచ్చితంగా ? పాల్గొనేవారి సంఖ్య ఎంత ఉంటుందో లేదా ఈవెంట్ జరిగినా, ఈ ఈవెంట్ నుండి ఏమి రావాలని మీరు కోరుకుంటున్నారు? మీ సంస్థ యొక్క క్రొత్త భాగాన్ని తిప్పికొట్టే 5 మంది వ్యక్తులు? € 1,000 సేకరణ? మనస్తత్వం యొక్క మార్పు? ఉత్సాహభరితమైన ప్రేక్షకులు?
   • మీ ఈవెంట్ యొక్క సంస్థ ద్వారా మీరు సాధించాలనుకుంటున్న మొదటి మూడు విషయాలను గుర్తించండి మరియు వాటిని జరిగేలా చేయడంపై దృష్టి పెట్టండి. మీకు ఆర్థిక లక్ష్యం, సామాజిక లక్ష్యం మరియు వ్యక్తిగత లక్ష్యం ఉండవచ్చు. ఇది మీపై మాత్రమే ఆధారపడి ఉంటుంది!

3. 
   

   
   వాలంటీర్లను సేకరించండి. మీకు విభిన్న నైపుణ్యాలతో మంచి జట్టు అవసరం. కార్యక్రమాలు, ఆహ్వానాలు మరియు పోస్టర్‌లను సిద్ధం చేయడం లేదా పాల్గొనేవారికి హోస్ట్ చేయడం మరియు ఈవెంట్ తర్వాత ఏర్పాట్లు చేయడం వంటి వివిధ మార్గాల్లో మీ వాలంటీర్లు మీకు సహాయపడగలరు. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, వారు మీకు పనిని పూర్తి చేయడంలో సహాయపడతారు. మీకు వీలైతే, మీరు లెక్కించగల వాలంటీర్లను కలిగి ఉండండి!
   • నిర్వాహకులు మరియు మీ బృందాల సభ్యులు మీ పని షెడ్యూల్‌ను గౌరవిస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి. సహకారం చాలా విషయాలను సులభతరం చేస్తుంది. మీరు చేయి ఇవ్వమని వారిని అడిగినప్పుడు, వారి అంచనాల గురించి మరియు వారి ప్రమేయం గురించి మొదటి నుండి స్పష్టంగా తెలుసుకోండి.
   • మీరు వాలంటీర్లను నియమించలేకపోతే, ఒక బృందాన్ని నియమించుకోండి! ఇవన్నీ మీరు నిర్వహిస్తున్న ఈవెంట్ యొక్క స్వభావంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీ ఈవెంట్ యొక్క హోస్ట్ సైట్ యొక్క నిర్వాహకులు మీ వద్ద ఒక బృందాన్ని ఉంచవచ్చు, లేకపోతే మీరు తాత్కాలిక పని ఏజెన్సీ ద్వారా వెళ్ళవచ్చు.

4. 
   

   
   
   
   బడ్జెట్ సిద్ధం. మీరు మీ బడ్జెట్‌లో అన్ని ఖర్చులు, ఆదాయాలు, విరాళాలు మరియు fore హించని ఖర్చులు తప్పక చేర్చాలి. మీరు బడ్జెట్ చేయకపోతే, మీరు మీ చేతుల్లో ఒక కట్ట బిల్లులు, ఖాళీ వాలెట్ మరియు తాజా సమస్య గురించి తెలియదు. ఈవెంట్ రోజున ఆశ్చర్యాలను నివారించడానికి మొదటి నుండి వాస్తవికంగా ఉండండి.
   • మీ ఖర్చులను తగ్గించే మార్గాల కోసం చూడండి. మీరు ఉచితంగా పనిచేసే వాలంటీర్లను నియమించగలరా? మీ స్నేహితులలో ఒకరి ఇల్లు వంటి చౌకైన ఇంటి సైట్‌ను మీరు ఎంచుకోగలరా? సరళమైన కానీ విజయవంతమైన మ్యాచ్ దాని సంఘటనలో ఉన్న సంఘటన కంటే బాగా ఆకట్టుకుంటుందని గుర్తుంచుకోండి, కానీ అది అపజయం అవుతుంది.

5. 
   

   
   ఎక్కడ, ఎప్పుడు నిర్ణయించండి. ఆ విషయం చాలా ముఖ్యమైనది మీ ఈవెంట్ విషయానికి వస్తే.స్థలం ఏమిటి మరియు ఎవరైనా చెప్పే తేదీ ఏమిటి: "అవును, నేను చూస్తాను! ప్రతి ఒక్కరూ స్వేచ్ఛగా, సులభంగా ప్రాప్యత చేయగల స్థలం మరియు మీకు అందుబాటులో ఉన్న సమయాన్ని ఎంచుకోండి!
   • మీ ప్రాంతంలోని సంఘటనల క్యాలెండర్‌ను తనిఖీ చేయండి మరియు మీ ప్రేక్షకులను నిర్ణయించండి. మీరు ఇంట్లో తమ సమయాన్ని వెచ్చించే వ్యక్తులను లక్ష్యంగా చేసుకుంటే, మీ సమావేశాన్ని పొరుగువారిలో, పగటిపూట నిర్వహించడం, బహుశా పిల్లల సంరక్షణను అందించడం. మీరు విద్యార్థులను లక్ష్యంగా చేసుకుంటే, మీ సమావేశాన్ని రాత్రి సమయంలో నగర కేంద్రంలో నిర్వహించడం మంచిది. మీకు వీలైతే, మీ ప్రేక్షకులు ఎక్కడికి వెళ్లండి ఇప్పటికే కనుగొనబడింది.
   • వాస్తవానికి, కొన్ని సందర్భాల్లో మీరు మీ సైట్‌ను బుక్ చేసుకోవలసి వస్తుంది. మీరు వీలైనంత త్వరగా ఉపయోగించే స్థలానికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తిని సంప్రదించండి. అతను మీలాగే బిజీగా ఉన్నాడని మర్చిపోవద్దు!

6. 
   

   
   లాజిస్టిక్స్ గురించి ఆలోచించండి. ప్రతిదానికీ మీకు లాజిస్టిక్స్ అవసరం. పార్కింగ్ అవకాశాలు ఏమిటి? వైకల్యం ఉన్నవారికి ప్రాప్యత సాధనాలు ఏమిటి? మీ సమావేశ స్థలం పరిమాణాన్ని బట్టి మీరు ఏమి చేయవచ్చు? మీకు ఏ పరికరాలు అవసరం? పానీయాలు, బ్యాడ్జ్‌లు, బ్రోచర్‌లు వంటి ఏ అదనపు వస్తువులు మీకు అవసరం మరియు అదనపు ఖర్చులు అవసరం? ఈవెంట్ సజావుగా నడవడానికి మీకు ఎంత మంది అవసరం?
   • మీ బృందంతో ఈ సమస్యల గురించి ఆలోచించండి మరియు సమస్య యొక్క అన్ని అంశాలను చర్చించండి. మీరు కొన్ని fore హించని సంఘటనలను and హించగలరా మరియు వాటిని నివారించగలరా? హాజరు కావడానికి ప్రత్యేక అతిథులు ఉన్నారా? మీరు మినహాయింపులు చేయాలా?

7. 
   

   
   మార్కెటింగ్ మరియు ప్రకటనల గురించి ఆలోచించండి. మీరు దాని వద్ద ఉన్నప్పుడు, పోస్టర్ చేయండి. ఇది తప్పనిసరిగా తేదీ, ప్రదేశం, సమయం, అతిథి పేరు, శీర్షిక మరియు థీమ్ లేదా ఈవెంట్ యొక్క నినాదాన్ని కలిగి ఉండాలి. మీరు ఇంకా ప్రాథమిక దశలో ఉన్నందున, ఈ వివరాలను పరిష్కరించడానికి మీరు మీ సమయాన్ని కేటాయించవచ్చు. అయితే, మీ సంస్థ యొక్క సమగ్ర వీక్షణను కలిగి ఉండటానికి తాత్కాలిక రికార్డును త్వరగా తయారు చేయడం ఆసక్తికరంగా ఉంటుంది!
   • సమాచారాన్ని వ్యాప్తి చేయడానికి ఇతర మార్గాల గురించి కూడా ఆలోచించండి. ఒక ఇంగ్? మెయిలింగ్? ఫేస్బుక్, లేదా అర డజను ఇతర ఈవెంట్ వెబ్‌సైట్లు (మరింత సమాచారం కొంచెం ముందుకు)? మీకు ఏమి అవసరం ముందు పాల్గొనేవారిని ఆకర్షించే ఈవెంట్ మరియు మీ అవసరాలు ఎలా ఉంటాయి కోసం వారి ఆసక్తిని కొనసాగించే సంఘటన?

8. 
   

   
   నిర్వహించబడింది గెట్. ప్రస్తుతానికి ప్రతిదీ మీ తలలో గందరగోళంగా ఉంది మరియు ఎలా ప్రారంభించాలో మీకు తెలియదు. లోతైన శ్వాస తీసుకొని ఎక్సెల్ తెరవండి. మీ ఈవెంట్ యొక్క తాత్కాలిక క్యాలెండర్ను సిద్ధం చేయండి. మీ ఆలోచనలను నిర్వహించడానికి కొన్ని స్ప్రెడ్‌షీట్‌లను సృష్టించండి. ఇది అనవసరంగా అనిపించవచ్చు, కానీ రెండు నెలల్లో మీరు ఈ పని చేసినందుకు మిమ్మల్ని మీరు అభినందిస్తారు.
   • ప్రతి కార్యాచరణ కోసం, గడువుతో షెడ్యూల్‌ను సిద్ధం చేయండి. మీ సహకారుల పేర్లను వ్రాసి, వారి పనులు మరియు అమలు కాలాలను పేర్కొనండి. కాబట్టి మీరు వారికి ఏవైనా ప్రశ్నలను నిర్వహించి సమాధానం ఇవ్వవచ్చు.

పార్ట్ 2 రెండు వారాల ముందు నిర్వహించండి

1. 
   

   
   అంతా బాగానే ఉందని నిర్ధారించుకోండి. మీ ఈవెంట్ యొక్క తేదీ మరియు స్థానాన్ని సెట్ చేయండి, మీ గౌరవ అతిథిని, మీ సిబ్బందిని, మీ ఈవెంట్ యొక్క థీమ్ మరియు నినాదాన్ని ఎంచుకోండి. సమస్యలకు కారణమయ్యే సమస్యలు ఏమిటి? చివరి నిమిషంలో తలెత్తే ప్రశ్నలు ఏమిటి? ఈ సమయంలో, మీరు మీ అన్ని వివరాలను ఖరారు చేయాలి.

2. 
   

   
   మీ బృందంతో కలిసి ఉండండి. మీ బృందం సభ్యులు మరియు నిర్వాహకులు ఆమోదించిన మీ బడ్జెట్, షెడ్యూల్ మొదలైనవి పొందండి. అన్ని సమస్యలను పరిశీలించి పరిష్కరించాల్సిన సమయం ఆసన్నమైంది. మీ ఉద్యోగులు ఏమి చేయాలో అర్థం చేసుకున్నారా? వారు మొత్తం విధానంతో సుఖంగా ఉన్నారా?
   • మరోసారి, మీ సహకారులు మరియు స్వచ్ఛంద సేవకులతో కలసి ఏవైనా సమస్యలను చర్చించండి. కార్యాచరణ ప్రణాళికను అభివృద్ధి చేయడానికి ఇది సరైన సమయం.
   • మీ బృందానికి అంతర్గత సమస్యలు లేవని నిర్ధారించుకోండి. ప్రతి సమూహంలోని నాయకులు మరియు సభ్యులతో, అలాగే మీ వాలంటీర్లతో సన్నిహితంగా ఉండండి.

3. 
   

   
   మీ సహకారులలో కొంతమందికి బాధ్యతలను అప్పగించండి మరియు అన్ని కార్యకలాపాలను సమన్వయం చేయడానికి వారిలో ఎక్కువ అనుభవజ్ఞులను కేటాయించండి. ఇది ఒక భారీ సంఘటన అయితే, ఒకే వ్యక్తి పర్యవేక్షణలో, అనేక కార్యకలాపాలను సమన్వయం చేయడానికి చాలా మందిని వసూలు చేయండి. సమూహంలోని సభ్యులు తమ సమూహ నాయకుడిని విశ్వసించాలని గుర్తుంచుకోండి.
   • ఈవెంట్ జరిగిన రోజున, పాల్గొనేవారు సన్నివేశానికి వచ్చినప్పుడు వారిని కలవడానికి మరియు అభినందించడానికి ఒకటి లేదా ఇద్దరు వ్యక్తులను కేటాయించడం గురించి ఆలోచించండి. సూత్రప్రాయంగా ప్రతి ఒక్కరినీ ఉత్సాహపరిచేందుకు మరియు పాల్గొనేవారికి మంచి చేతుల్లో ఉన్న భావనను ఇవ్వడానికి రిసెప్షన్ కమిటీ బాధ్యత వహిస్తుంది.

4. 
   

   
   ఈవెంట్‌కు సంబంధించిన వెబ్‌సైట్‌లను తాజాగా ఉంచాలని నిర్ధారించుకోండి. మీరు బహుశా ఫేస్‌బుక్‌లో ఉండవచ్చు మరియు మీ ఈవెంట్‌ను బాగా ప్రోత్సహించడానికి మీరు ఉపయోగించే అనేక ఇతర సైట్‌లు ఉన్నాయి. ఈవెంట్‌బ్రైట్, ఎవైట్ మరియు మీటప్ మీరు ఆలోచించవలసిన ముఖ్యమైన సైట్‌లలో 3. మీకు ఇంకా తెలియకపోతే, ఇప్పుడే ఇంటర్నెట్‌లోకి వెళ్లండి!
   • మీకు ఏదైనా ఉంటే, మీ స్వంత వెబ్‌సైట్, మీ బ్లాగ్ లేదా మీ ఫేస్‌బుక్ పేజీని మర్చిపోవద్దు. మీరు రిమైండర్‌లను పంపవచ్చు, చిత్రాలను పోస్ట్ చేయవచ్చు మరియు మీ ప్రత్యుత్తర అభ్యర్థనలను (RSVP) నిర్వహించవచ్చు. మీరు ఎంత చురుకుగా ఉంటారో, మీరు అందరిచేత గమనించబడతారు.

5. 
   

   
   కొన్ని కార్యకలాపాలకు నిధులు మరియు స్పాన్సర్ చేయమని ప్రతినిధులను అడగండి. తరువాతి రోజులలో మీరు అనేక ఖర్చులను ఎదుర్కోవలసి ఉంటుంది మరియు మీరు మీ జేబులో నుండి ప్రతిదీ చెల్లించరు! గది మరియు సామగ్రిని అద్దెకు తీసుకోవడం మరియు బహుశా క్యాటరర్లు వంటి ప్రారంభ ఖర్చులను కవర్ చేయడానికి కనీసం కొంచెం డబ్బు సేకరించండి. మీరు కొన్ని విషయాలు లేదా సేవలకు చెల్లించాల్సి ఉంటుంది.
   • మీకు అవసరమైన సేవలను స్వీకరించడానికి, ధృవీకరించడానికి మరియు బిల్లింగ్ చేయడానికి మీకు తగిన పరిపాలనా విధానం ఉందని నిర్ధారించుకోండి. మీరు చేసే ప్రతిదాన్ని మీరు ట్రాక్ చేయాలి, కాబట్టి మీరు దానిని తరువాత సూచించవచ్చు, కాబట్టి మీరు మీరే ముందుగానే నిర్వహించుకోండి, ప్రత్యేకించి మీ వ్యాపార భాగస్వాములు ఏదో తప్పు చేస్తుంటే.

6. 
   

   
   మీ ఈవెంట్‌ను ప్రచారం చేయండి. బ్రోచర్‌లను సిద్ధం చేయండి, ప్రకటనలను అమలు చేయండి, మీడియాకు తెలియజేయండి, ప్రత్యక్ష మెయిల్ చేయండి, ఫోన్ కాల్స్ చేయండి, సమూహాలకు సమూహాలను పంపండి మరియు పాల్గొనేవారు లేదా స్పాన్సర్‌లను సందర్శించండి. ప్రజలను రమ్మని ప్రోత్సహించడానికి ఇంకా ఏమి చేయాలి? ప్రశ్నలకు తక్కువ స్థలాన్ని వదిలివేసే పూర్తి సమాచారాన్ని వ్యాప్తి చేయడానికి జాగ్రత్త వహించండి. అయితే, మీ ప్రేక్షకుల ఉత్సుకతను రేకెత్తించడానికి కూడా మీరు చూస్తున్నారు!
   • మీ లక్ష్య ప్రేక్షకులను నిర్వచించండి. మీరు సీనియర్లను చేరుకోవడానికి ప్రయత్నిస్తుంటే, వారిని పంపించే సమయాన్ని మీరు వృథా చేయరు Snapchats. మీ పాల్గొనేవారు తరచూ వెళ్లే ప్రదేశాలకు వెళ్లి వారికి తెలిసిన సాధనాలను ఉపయోగించండి. చాలా ప్రాప్యతగా ఉండటానికి ప్రయత్నించండి మరియు సాధారణంగా ప్రవర్తించండి.

7. 
   

   
   మీ ఈవెంట్ కోసం మీకు కావలసిన ప్రతిదాన్ని సేకరించండి. ఉదాహరణకు, పతకాలు, ఆటలు, చిన్న సావనీర్లు, బహుమతులు లేదా ధృవపత్రాలు. అనుభవం లేని కంటికి గుర్తించబడని చాలా విషయాలు మరియు గాడ్జెట్లు ఉన్నాయి, కానీ మీకు ప్రతి సందు మరియు పిచ్చి మరియు అక్కడ వెళ్ళగలిగేవన్నీ తెలుసు. మరియు పట్టికలు, కుర్చీలు, సౌండ్ సిస్టమ్, పోస్టర్లు, టేబుల్‌క్లాత్‌లు మరియు ఈ ముఖ్యమైన విషయాలన్నీ మర్చిపోవద్దు!
   • ఈ ప్రశ్న మీ సిబ్బందితో మొత్తం పని సెషన్‌కు అర్హమైనది. పెన్నులు, ప్రథమ చికిత్స వస్తు సామగ్రి, బ్యాటరీలు, ఐస్ క్రీం మరియు పొడిగింపులు వంటి 5 విషయాలను మీరు గుర్తించే వరకు దాని గురించి ఆలోచించవద్దు. మీరు ఏ ధరకైనా, మీరు ప్రతిదీ కవర్ చేశారని నిర్ధారించుకోవాలి.

8. 
   

   
   మీ కోసం నిర్వహించండి అన్ని. చిత్రాలు మరియు వీడియోలు తీయడానికి ఏర్పాట్లు చేయండి. అతిథుల కదలికలను నిర్వహించండి. ఆహారం మరియు శుభ్రపరిచే బృందానికి కూడా ఏర్పాట్లు చేయండి. ఈ జాబితాను రోజు నుండి రోజుకు పొడిగించవచ్చు, కానీ ఇది సాధారణం, ఎందుకంటే మీరు మీ ఈవెంట్‌ను నిర్వహిస్తున్నారు!
   • ఆహారం మరియు ఫలహారాలను జాగ్రత్తగా చూసుకోండి. వికలాంగుల కోసం ప్రత్యేక సదుపాయాలను ప్లాన్ చేయడానికి కూడా ఇది సమయం. కొంతమంది పాల్గొనేవారు శాఖాహారులు లేదా ప్రత్యేక ఆహార అవసరాలు ఉన్నారా అని కూడా తనిఖీ చేయండి.
   • ఈవెంట్ సైట్‌ను సరిగ్గా ఏర్పాటు చేయడానికి అవసరమైన కుర్చీలు, టేబుల్స్, సెట్, మైక్రోఫోన్లు, స్పీకర్లు, కంప్యూటర్లు, లిక్విడ్ క్రిస్టల్ ప్రొజెక్టర్లు (ఎల్‌సిడి), పోడియంలు, అన్ని పరికరాలను అందించండి.

9. 
   

   
   సంప్రదించడానికి వ్యక్తుల జాబితాను సిద్ధం చేయండి. మీకు ఫోన్ నంబర్లు, చిరునామాలు మరియు మీ ఉద్యోగులందరూ అవసరం. అదేవిధంగా, విఐపిలు మరియు మీ సరఫరాదారుల జాబితాను సిద్ధం చేయండి. ఎవరైనా సబెంట్ లేదా ఆలస్యం అయితే ఈ జాబితాలు ఉపయోగపడతాయి.
   • మీ క్యాటరర్లు ఆలస్యం అయ్యారని అనుకుందాం? దీన్ని ఎలా చేయాలో మీకు తెలుసా? మీరు మీ అందమైన జాబితాను తీసుకోండి మరియు మీరు వారికి కాల్ చేయండి. మీరు వెళ్తున్నారని వారు నిజంగా అనుకున్నారా? కోరుకుంటారు ఈ 100 కిలోల లాగిన పంది మాంసం? బాగా, ఇది పట్టింపు లేదు. మీరు జాబితాను ఫ్రాంకోయిస్‌కు ఇస్తారు మరియు మీరు అతని ట్రక్‌తో సూచించిన చిరునామాకు వెళ్లమని అడుగుతారు. మరియు అంతే! ఇప్పుడు మీరు ఏమి చేయాలో మీకు తెలుసు, వాటిని ఉపయోగించడం మానేయండి లేదా మీ వివరాలను కమ్యూనికేట్ చేయడం ద్వారా మరింత ఖచ్చితంగా ఉండండి!

10. 
    

    
    మీ ఉద్యోగులతో ఈవెంట్ స్థలానికి వెళ్లండి. ఒక పర్యటన చేసి, పార్కింగ్ ప్రాంతాలు, మరుగుదొడ్లు, గ్రీన్ రూములు, ప్రవేశాలు మరియు నిష్క్రమణలను జాగ్రత్తగా తనిఖీ చేయండి. మీరు ఫోటోకాపీలు చేయగల లేదా ఫోన్ కాల్స్ చేయగల మరియు అత్యవసర పరిస్థితుల్లో కొనుగోళ్లు చేయగల సమీప ప్రదేశాలను కనుగొనండి. ఒక్క మాటలో చెప్పాలంటే, భూభాగాన్ని మీ జేబుగా తెలుసుకోవడానికి ప్రయత్నించండి.
    • మీ పరిచయ వ్యక్తితో కూడా మాట్లాడండి. అతను / ఆమె ఎవరికన్నా ఆ స్థలాన్ని బాగా తెలుసుకోవాలి. మీరు తెలుసుకోవలసిన ప్రత్యేక సమస్య ఉందా? సమయ పరిమితులు ఉన్నాయా? మీరు కొన్ని సమయాల్లో తలుపులు మూసి ఉంచాల్సి ఉంటుందా? నిరసన సమయంలో దేవుడు నిషేధించాడా, సాధారణ ఫైర్ కసరత్తులు చేస్తాడా?

పార్ట్ 3 ఈవెంట్‌కు 24 గంటల ముందు

1. 
   

   
   ప్రశాంతంగా ఉండండి. మీరు మీ వాక్యాల చివరలో దాదాపుగా వచ్చారు. మీ ఆలోచనలను స్పష్టంగా ఉంచడం మరియు ట్రాక్‌లో ఉండటం చాలా ముఖ్యం. మీరు సిద్ధం చేయడానికి నెలలు గడిపారు! అంతా బాగానే ఉంటుంది. మీరు ప్రశాంతంగా ఉంటే, మీ బృందం మీలాగే ప్రవర్తిస్తుంది మరియు ఈవెంట్ మంచి పరిస్థితులలో జరుగుతుంది. అంతేకాక, ప్రతిదీ చాలా త్వరగా పూర్తవుతుంది!
   • తీవ్రంగా, మీరు మీ వాక్యాల ముగింపుకు చేరుకున్నారు. మీరు ప్రతిదీ ప్లాన్ చేసారు, సాధ్యమయ్యే అన్ని సమస్యల గురించి మీరు ఆలోచించారు. ఏదైనా జరిగితే, మీరు కష్టాన్ని అధిగమిస్తారు. మరియు గుర్తుంచుకోండి, ఎవరూ మిమ్మల్ని నిందించరు. ధ్వనించే అతిథి, మధ్యస్థమైన ఆహారం, ఎక్కువగా చింతించకండి, ఎందుకంటే మీరు ప్రతిదీ నియంత్రించలేరని పాల్గొనేవారికి తెలుసు. కాబట్టి, విశ్రాంతి తీసుకోండి, ప్రతిదీ బాగానే ఉంటుంది.

2. 
   

   
   మీ బృందంతో చివరి తనిఖీలను చేయండి. మీరు ఈవెంట్ సమయం మరియు అక్కడికి ఎలా వెళ్ళాలో అందరికీ చెప్పారని నిర్ధారించుకోండి. ఈ పవిత్ర సేవా తలుపు ఎక్కడ ఉందో మీ ఉద్యోగులందరూ ఒకే సమయంలో మిమ్మల్ని అడిగే రోజు మీకు అక్కరలేదు.
   • మీకు ప్రశ్నలు రాకపోయినా, మీ ఉద్యోగుల ప్రవర్తనను అంచనా వేయడానికి మీ వంతు కృషి చేయండి. వారు తమ పనుల వివరణతో సంతృప్తి చెందుతున్నారా? వాటి మధ్య వాసన వస్తుందా? కాకపోతే, వారితో చర్చించి, కలిసి ఇబ్బందులను పరిష్కరించడానికి ప్రయత్నించండి. బహుశా ఎవరైనా వేరే పని చేయడం లేదా మరొకరితో పనిచేయడం మరింత సౌకర్యంగా ఉంటుంది.

3. 
   

   
   మీకు వచ్చిన అన్ని ఆహ్వానాలు మరియు సమాధానాలను తనిఖీ చేయండి. అతిథుల జాబితాను తయారు చేయండి మరియు హాజరైన వారిని లెక్కించడానికి ఎవరైనా వసూలు చేయండి. చాలా సందర్భాలలో, హాజరయ్యే వారి సంఖ్య ఉంటుంది వివిధ ప్రతిస్పందించిన వ్యక్తుల. మీరు 50 నిశ్చయాత్మక సమాధానాలను పొంది ఉండవచ్చు మరియు 5 తో ముగుస్తుంది లేదా 500 మంది హాజరయ్యారు. కాబట్టి, మీరు అందుకున్న ప్రతిస్పందనల సంఖ్యను కూడా తెలుసుకోవడం, తీవ్రమైన పరిస్థితులకు సిద్ధంగా ఉండండి!
   • మీరు అక్కడ ఉన్నప్పుడు, మీ విశిష్ట అతిథులకు ఈవెంట్‌ను గుర్తు చేయండి. "ఓహ్ అవును, అది నిజం!" అని చెప్పే వ్యక్తుల సంఖ్య మీకు ఆశ్చర్యం కలిగిస్తుంది. ఇది రేపు కాదా? సాధారణ ఫోన్ కాల్ ఇవ్వడం ద్వారా లేదా SMS పంపడం ద్వారా మీరు పర్యవేక్షణను నివారించవచ్చు.

4. 
   

   
   వేదికకు వెళ్లి ప్రతిదీ సిద్ధంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి. గది శుభ్రంగా మరియు అందుబాటులో ఉందా? ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాలను వ్యవస్థాపించారా? మంచి పనితీరు పరీక్షలు జరిగాయా? అవసరమైతే, మీరు ముందుగానే పరికరాలను వ్యవస్థాపించగలరా? సిబ్బంది సిద్ధంగా ఉన్నారా?
   • ఈవెంట్‌ను పర్యవేక్షించడానికి హాజరైన వారి సంఖ్య సరిపోతుందో లేదో తనిఖీ చేయండి. వాస్తవానికి, ఎక్కువ మంది వ్యక్తులను కలిగి ఉండటం మంచిది. మీకు అత్యవసరమైన రేసు చేయగల, గౌరవ అతిథికి ఆతిథ్యం ఇవ్వగల లేదా event హించని సంఘటనను పరిష్కరించగల వ్యక్తి మీకు అవసరం కావచ్చు; లేదా కాఫీ పొందడానికి.

5. 
   

   
   పాల్గొనేవారి వస్తు సామగ్రిని సిద్ధం చేయండి. ప్రతి కిట్‌లో నీటి బాటిల్, తేలికపాటి చిరుతిండి, నోట్‌బుక్, పెన్, బుక్‌లెట్ మరియు అవసరమైన సమాచారం ఉండవచ్చు. మీరు చిన్న జ్ఞాపకాలను కూడా చేర్చవచ్చు. ఈవెంట్ బాగా రూపకల్పన చేయబడిందని మరియు చక్కగా నిర్వహించబడిందని పాల్గొనేవారిని ఆలోచించే వివరాలు ఇది. మరియు మీరు రెండింటినీ జాగ్రత్తగా చూసుకుంటారని వారు నిజంగా ఆలోచిస్తారు!
   • ఇది అతిథులు లేదా మీ సిబ్బంది లేదా ఇద్దరికీ రిజర్వు చేయవచ్చు! గ్రానోలా బార్ మరియు పెన్ను స్వీకరించడం ఎవరికి ఇష్టం లేదు?

6. 
   

   
   స్క్రిప్ట్ చేయండి. ఇది షెడ్యూల్ మరియు గది ప్రకారం వర్గీకరించబడిన అన్ని అవసరమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న జాబితా. ముఖ్యమైన కార్యకలాపాల కోసం సమయం ముగిసిన ప్రోగ్రామ్‌ను సిద్ధం చేయండి. రూపం యొక్క నిర్మాణం మీపై ఆధారపడి ఉంటుంది. సులభంగా చదవడానికి దాన్ని లోడ్ చేయకుండా ప్రయత్నించండి.
   • మీరు నిజంగా ఉల్లాసంగా మరియు చాలా శ్రద్ధతో ఉంటే, మీరు స్థాపించవచ్చు అనేక స్క్రిప్ట్స్. స్పీకర్లు వారి స్థానం మరియు షెడ్యూల్‌తో ఇతర స్పీకర్ల జాబితాను అడగవచ్చు. మీ బృందం పరికరాలు, షెడ్యూల్‌లు మరియు శుభ్రపరిచే కార్యకలాపాల నియమాల జాబితాను కోరుకుంటుంది. వాటిని సిద్ధం చేయడానికి మీకు సమయం ఉంటే, ఈ జాబితాలు ఉపయోగపడతాయి.

7. 
   

   
   ఈవెంట్ సమయంలో తీసుకోవలసిన చర్యల చెక్‌లిస్ట్‌ను సిద్ధం చేయండి. మీరు అక్కడ ఉంటే అది విపత్తు అవుతుంది, ప్రతిదీ ఉంది, అందరూ ఉన్నారు మరియు అకస్మాత్తుగా మీరు కాఫీ విరామం కోసం 1,200 గోబ్లెట్లను ఇంట్లో మరచిపోయారని మీరు గ్రహించారు. మీరు ప్రతిదీ నాశనం చేసి ఉండేవారు. కాబట్టి, చెక్‌లిస్ట్ తయారు చేసి మీకు కావాల్సిన ప్రతిదాన్ని మీతో తీసుకెళ్లండి!
   • విషయాలు పేరుకుపోతే, మీ బృందంలోని ప్రతి సభ్యునికి ఒక నిర్దిష్ట పనిని కేటాయించండి. కాబట్టి, సంఘటన జరిగిన రోజున, మీరు సంక్షోభాలకు విరామం ఇస్తూ, కుడి మరియు ఎడమ వైపు నడుస్తున్న సమయాన్ని వృథా చేయరు. మరో రెండు చేతులు భారాన్ని తగ్గిస్తాయి ... సామెత చెప్పినట్లు.

పార్ట్ 4 ఈవెంట్ రన్నింగ్ మేనేజింగ్

1. 
   

   
   మీ సిబ్బంది మరియు వాలంటీర్లతో ఈవెంట్ సైట్‌లో ప్రారంభంలో ఉండండి. ప్రతి ఒక్కరూ ఉన్నారో లేదో తనిఖీ చేయండి మరియు ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాలు సరిగ్గా పనిచేస్తున్నాయని నిర్ధారించుకోండి. చివరి నిమిషంలో ప్రశ్నలు ఏమైనా ఉన్నాయా? మీకు సమయం మిగిలి ఉంటే, పానీయం ఇవ్వండి, వారికి కొన్ని ప్రోత్సాహక పదాలు చెప్పండి, అప్పుడు వారికి విరామం ఇవ్వండి! మీరు దానికి అర్హులు. మీరు సిద్ధంగా ఉన్నారు.
   • నిర్వాహకులు విలక్షణమైన బ్యాడ్జ్ లేదా ఇతర చిహ్నాలను ధరించారని నిర్ధారించుకోండి, తద్వారా పాల్గొనేవారు అవసరమైనప్పుడు వాటిని సులభంగా కనుగొనవచ్చు. కొన్నిసార్లు అలసట ధరించడం సరిపోదు.

2. 
   

   
   ప్రతిదీ ఇన్స్టాల్ చేయండి. లోపల మరియు వెలుపల. మీరు మెయిల్‌బాక్స్ వద్ద బెలూన్‌లను లేదా మూలలో బిల్‌బోర్డ్‌ను వేలాడదీయాలా? మరియు తలుపులు మరియు ప్రధాన ప్రవేశ హాలు గురించి మీరు ఏమనుకుంటున్నారు? పాల్గొనేవారు సంక్లిష్టమైన మార్గంలో నావిగేట్ చేయవలసి వస్తే, వారికి మంచి మార్గనిర్దేశం చేయడానికి మీకు వీలైనన్ని సంకేతాలను ఉంచండి.
   • చాలా ఉపయోగకరంగా ఉండే స్వాగత బ్యానర్లు మరియు సమాచార బ్యానర్‌లను మర్చిపోవద్దు. పాల్గొనేవారికి ఈవెంట్ యొక్క స్థానాన్ని సులభంగా కనుగొనడం గుర్తుంచుకోండి. ఇది చెప్పకుండానే వెళుతుంది!
   • రిసెప్షన్ మరియు రిజిస్ట్రేషన్ డెస్క్‌ను ఇన్‌స్టాల్ చేయండి. సైట్కు వచ్చిన తర్వాత, పాల్గొనేవారు తమను తాము మార్గనిర్దేశం చేయాల్సిన అవసరం ఏమిటో గమనించాలి. లేకపోతే, వారు సర్కిల్‌లలో తిరుగుతారు మరియు అసౌకర్యంగా భావిస్తారు.మేము ఇంతకుముందు మాట్లాడిన రిసెప్షన్ కమిటీ మీకు గుర్తుందా? పాల్గొనేవారిని పలకరించడానికి మరియు వారి ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి ప్రవేశద్వారం వద్ద ఒకరిని ఉంచండి.
   • కొంత సంగీతాన్ని పోస్ట్ చేయండి! ఇది మానసిక స్థితిని పెంచే ఏదైనా ఇబ్బందిని తొలగించగలదు.

3. 
   

   
   ముఖ్యమైన వ్యక్తులు సంఘటనల గురించి తెలుసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి. స్పీకర్ ఆలస్యం అయితే, మీ షెడ్యూల్‌ను సర్దుబాటు చేయండి మరియు ఆసక్తిగల పార్టీలకు తెలియజేయండి. భోజనం expected హించిన దానికంటే ఎక్కువసేపు ఉంటే, మీరు ప్రోగ్రామ్ మార్పుకు వారిని అప్రమత్తం చేయాలి. షెడ్యూల్ ప్రకారం పనులు జరగడం చాలా అరుదు, కాబట్టి మార్పులు జరిగినప్పుడు ప్రజలకు తెలియజేయండి.

4. 
   

   
   ఫోటోలు తీయండి! మీరు బహుశా మీ ఈవెంట్ యొక్క జ్ఞాపకాలను ఉంచాలనుకుంటున్నారు. కెమెరాతో ఎవరైనా తిరుగుతున్నట్లు చూడటం పాల్గొనేవారిని ఉత్తేజపరుస్తుంది. స్పాన్సర్ బ్యానర్, మీది, ప్రవేశం, రిసెప్షన్ మొదలైనవాటిని మర్చిపోవద్దు. బహుశా మీరు వచ్చే ఏడాది వాటిని ఉపయోగించవచ్చు!
   • వీలైతే, ఈ వివరాలన్నింటినీ జాగ్రత్తగా చూసుకోమని మీ స్నేహితులలో ఒకరిని లేదా ప్రొఫెషనల్ ఫోటోగ్రాఫర్‌ను అడగండి. అక్కడ మీకు తగినంత ఉంది! కానీ మీరు మీ అతిథులను జాగ్రత్తగా చూసుకోవాలి, కాబట్టి ఎవరైనా ఫోటోలను జాగ్రత్తగా చూసుకోండి.

5. 
   

   
   ఒక స్మారక చిహ్నాన్ని అందించండి. మీ పాల్గొనేవారు మీ ఈవెంట్‌కు హాజరు కావడం ద్వారా ఏదో నేర్చుకుంటారు మరియు వారు ఏదో గురించి ఆలోచించడం లేదా ప్రశ్నలు అడగడం లేదా చర్య తీసుకోవడం గురించి ఆలోచించడం వదిలివేయాలని మీరు కోరుకుంటారు. కాబట్టి వారికి ఆలోచనలు ఇవ్వడానికి ఒక ఫ్లైయర్ లేదా వారితో తీసుకెళ్లగల ఏదైనా పంపిణీ చేయండి పని ఈవెంట్ తర్వాత.
   • అభిప్రాయం కోసం ఫోరమ్‌ను సృష్టించాలని గుర్తుంచుకోండి. పాల్గొనేవారికి అనుసరించడానికి, వారు ఏమనుకుంటున్నారో చెప్పడానికి, మెరుగుదలలను సూచించడానికి మరియు తదుపరి ఈవెంట్ కోసం వారి కోరికలను పంచుకునేందుకు అవకాశం ఇవ్వండి. వాస్తవానికి, వారు ఎలా సరళీకృతం చేయగలరు!

6. 
   

   
   రిసెప్షన్ ప్రాంతాన్ని శుభ్రం చేయండి! ఎలక్ట్రిక్ మీటర్ పెంచండి, బ్యానర్లు తీయండి, టేబుల్స్ తొలగించండి మొదలైనవి. ఈవెంట్‌కు ముందు ఉన్నట్లుగా స్థలాలను వాటి అసలు పరిస్థితిలో తిరిగి ఉంచండి. మీరు గదిని అద్దెకు తీసుకుని, తిరిగి రావాలనుకుంటే ఇది చాలా ముఖ్యం. యజమానులు మీకు రుసుము వసూలు చేయవచ్చు, లేకపోతే మీరు తప్పించుకోవచ్చు. ఆపరేషన్‌ను సాధ్యమైనంత సులభతరం చేయడానికి పనులను విభజించండి.
   • విలువైన ఏదీ అక్కడికక్కడే మరచిపోలేదని తనిఖీ చేయండి మరియు అలా అయితే, కోల్పోయిన ఆస్తి సేవను ఏర్పాటు చేయండి
   • స్థలం బాధ్యతగల వ్యక్తి దృష్టికి తీసుకురండి, ఈవెంట్ సమయంలో వచ్చే నష్టాలు. నిజాయితీగా, ప్రత్యక్షంగా ఉండటం మంచిది.
   • చెత్తను జాగ్రత్తగా చూసుకోండి మరియు మీ మార్గాల్లో పనిచేయండి. శుభ్రపరిచే సేవ ఈ సమస్యను జాగ్రత్తగా చూసుకుంటుంది.

7. 
   

   
   మీ ఈవెంట్ హోల్డింగ్ నుండి ఉత్పన్నమయ్యే అన్ని పనులను జాగ్రత్తగా చూసుకోండి. వాస్తవానికి, ఇది ప్రశ్న యొక్క సంఘటన యొక్క స్వభావంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీకు ఎక్కువ చేయనవసరం లేదు, కానీ మీరు కృతజ్ఞతలు చెప్పే వ్యక్తుల జాబితా మరియు నిర్వహించడానికి ఒక రెసిపీతో కూడా ముగించవచ్చు. ప్రారంభించడానికి ఇక్కడ కొన్ని ఆలోచనలు ఉన్నాయి.
   • మీ బృందం సభ్యులు, వాలంటీర్లు మరియు స్పాన్సర్లందరికీ ధన్యవాదాలు. అవి లేకుండా మీరు మీ ఈవెంట్ చేయలేరు!
   • మీ ఖాతాలను నవీకరించండి మరియు ఖరారు చేయండి. ఈ పని వీలైనంత త్వరగా పూర్తి చేయాలి. సర్దుబాటు చేయడానికి కనీస వివరాలను కలిగి ఉండటం మంచిది.
   • మీకు సహాయం చేసిన వారందరికీ ధన్యవాదాలు రిసెప్షన్ నిర్వహించండి, మీ సిబ్బంది ప్రశంసలు పొందాలి మరియు మీ దాతలు వారు మంచి కారణంతో పాల్గొన్నారని భావిస్తారు.
   • సంబంధిత సావనీర్లు లేదా బ్రోచర్‌లను ప్రజలకు ఇవ్వండి.
   • స్పాన్సర్‌లకు పంపిణీ చేయండి మరియు రెసిపీలో వారి వాటా గురించి ప్రజలు.
   • ఈవెంట్ యొక్క ఫోటోలను మీ వెబ్‌సైట్‌లో పోస్ట్ చేయండి.

8. 
   

   
   భవిష్యత్తులో మీ సంస్థను మెరుగుపరచడానికి ఈవెంట్ తర్వాత మూల్యాంకన సమావేశాన్ని నిర్వహించండి. ఇప్పుడు మీరు ప్రతిదీ సాధించారు, మీరు భిన్నంగా చేయగలిగిన పనులు ఉన్నాయా? ఏ విషయాలు బాగా పనిచేశాయి మరియు ఏది పని చేయలేదు? అలాంటి కార్యక్రమాన్ని మళ్లీ నిర్వహించడానికి మీరు అంగీకరిస్తారా? మీరు ఏమి నేర్చుకున్నారు?
   • మీరు అభిప్రాయాన్ని స్వీకరిస్తే, దీనిని పరిగణించండి. మీ అతిథులు లేకపోతే, దీన్ని చేయమని మీ సిబ్బందిని అడగండి! ఈ సంఘటన గురించి వారు ఏమనుకుంటున్నారు? కనీసం, వారు తమను తాము మెచ్చుకున్నారా? వాస్తవానికి వారికి గ్రానోలా బార్ మరియు పెన్ను ఉన్నందున, వారు లేరా?