ధృవీకరణ లేఖ ఎలా వ్రాయాలి

విషయము

• దశల్లో
• పార్ట్ 1 తగిన ఆకృతిని అనుసరించండి
• పార్ట్ 2 లేఖ రాయండి
• పార్ట్ 3 లేఖను ముగించండి

ఒక ప్రొఫెషనల్ లైసెన్స్ లేదా పరీక్షలో ప్రవేశానికి దరఖాస్తు పొందటానికి మీరు అవసరమైన పరిస్థితులకు అనుగుణంగా ఉన్నారని నిరూపించడానికి ధృవీకరణ లేఖ రాయడానికి ఎక్కువ సమయం అవసరం. అలాగే, మీరు మాజీ సహోద్యోగి లేదా కొత్త ఉద్యోగం కోసం దరఖాస్తు చేస్తున్న ఉద్యోగి కోసం అలాంటి లేఖ రాయవలసి ఉంటుంది. ఈ కరస్పాండెన్స్ మీరు వ్యక్తిగతంగా ఏదో చూశారని లేదా మీకు వాస్తవం ఉందని ఖచ్చితంగా ధృవీకరిస్తుంది. సాధారణ నియమం ప్రకారం, దీనిని అధికారిక వ్యాపార లేఖ రూపంలో వ్రాయవచ్చు.

దశల్లో

పార్ట్ 1 తగిన ఆకృతిని అనుసరించండి

1. 
   

   
   వీలైతే లెటర్‌హెడ్ ఉపయోగించండి. మీరు ప్రధానంగా వృత్తిపరమైన సామర్థ్యంలో ఒక లేఖ రాస్తే, మీ కంపెనీ లెటర్‌హెడ్‌ను ఉపయోగించడం మంచిది. ఏదేమైనా, వ్యక్తిగత లేఖ రాయడానికి తరువాతి వాడకం సిఫారసు చేయబడలేదు.
   • ఉదాహరణకు, మీరు మీ కంపెనీ లెటర్‌హెడ్‌ను ఉపయోగించి మాజీ ఉద్యోగికి అతని జ్ఞానం మరియు నైపుణ్యానికి సాక్ష్యమివ్వడానికి ధృవీకరణ లేఖ రాయవచ్చు.
   • మీరు చర్చిస్తున్న విషయానికి కంపెనీ కోసం మీ పనితో సమానంగా ఏమీ లేకపోతే కంపెనీ లెటర్‌హెడ్‌ను మీ స్వంత లేఖ కోసం ఉపయోగించవద్దు.

2. 
   

   
   చదవగలిగే ఫాంట్‌ని ఎంచుకోండి. ధృవీకరణ లేఖ కోసం, టైమ్స్ న్యూ రోమన్ వంటి మరింత అధికారిక మరియు మరింత క్లాసిక్ టైప్‌ఫేస్‌ను ఎంచుకోవడం అవసరం. అంతేకాక, రెండోది అన్ని ఇ ప్రాసెసింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లలో లభిస్తుంది.
   • మీరు ఏరియల్ లేదా హెల్వెటికా డిఫాల్ట్ ఫాంట్లను కూడా ఉపయోగించవచ్చు.

3. 
   

   
   
   
   మీ లేఖ తేదీ. మిస్సివ్ యొక్క మొదటి పంక్తి మీరు వ్రాస్తున్న తేదీకి కేటాయించాలి. మీరు ఒకటి లేదా రెండు రోజులు మెయిల్‌లో పంపవచ్చని మీరు అనుకోకపోతే, ఈ సందర్భంలో డేటింగ్ చేయడానికి ప్రయత్నించండి. సంఖ్యలను ఉపయోగించకుండా నెలను పూర్తి అక్షరాలతో వ్రాయండి.
   • మీరు మీ ఇ-ప్రాసెసింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో ప్రొఫెషనల్ మెయిల్ టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగిస్తుంటే, మీరు రోజు డిఫాల్ట్ తేదీని చొప్పించాల్సి ఉంటుంది.

4. 
   

   
   గ్రహీత యొక్క చిరునామాను నమోదు చేయండి. తెలిస్తే గ్రహీత యొక్క పూర్తి పేరు మరియు శీర్షిక ఉంచండి. అయితే, మీ మెయిల్ పాఠశాల, కార్పొరేషన్ లేదా ప్రొఫెషనల్ కమిషన్‌కు సంబోధించినప్పుడు, లెంటిట్ పేరును ఉంచండి.
   • చిరునామా ప్రొఫెషనల్ మెయిల్ అయితే బ్లాక్ ఫార్మాట్‌లో ఉంచండి, అదే విధంగా మీరు కవరులో వ్రాస్తారు. మీరు మీ ఇ-ప్రాసెసింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ నుండి ఒక టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగిస్తే, ఈ ఇ ఫీల్డ్‌లు ఇప్పటికే అప్రమేయంగా కాన్ఫిగర్ చేయబడతాయి.
   • మీరు మీ లేఖను లెటర్‌హెడ్‌లో వ్రాయకపోతే మొదట మీ పేరు మరియు చిరునామాను మొదటి బ్లాక్‌లో రాయండి. అప్పుడు మీరు గ్రహీత పేరు మరియు చిరునామాను సూచిస్తారు.

5. 
   

   
   
   
   యొక్క విషయాన్ని సూచించండి. వస్తువు గ్రహీతకు అది ఏమిటో చెబుతుంది.మీ మెయిల్ ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తికి సంబోధించకపోతే ఇది చాలా ముఖ్యం. ఎవరు తెరిచినా దాన్ని చిరునామాదారునికి ఎలా పంపించాలో తెలుసుకోవాలి.
   • సబ్జెక్ట్ లైన్ సాధారణంగా మీరు మెయిల్ రాయడానికి కారణం అవుతుంది. మీరు మరొక వ్యక్తి కోసం వ్రాస్తే, అతని పేరును ఒక వస్తువుగా ఉంచండి. ఉదాహరణకు, మీరు ఈ క్రింది వాటిని వ్రాయవచ్చు: "కొరిన్ లెరోయ్ కోసం లెటర్ ఆఫ్ అటెస్టేషన్. "

6. 
   

   
   మీ సంతకం బ్లాక్‌ను సృష్టించండి. అక్షరం యొక్క శరీరానికి ఖాళీని ఉంచడానికి కొన్ని పంక్తులను దాటవేసి, ఆపై మీ సంతకం ఫీల్డ్‌ను కొనసాగించండి మరియు ఫార్మాట్ చేయండి. "హృదయపూర్వకంగా" వంటి సరళమైన ముగింపు సూత్రాన్ని ఉపయోగించండి, ఆపై నాలుగు పంక్తులు క్రిందికి వెళ్లి, ఆపై మీ మొదటి మరియు చివరి పేరును నమోదు చేయండి.
   • మీరు అసలు కాపీని చట్టబద్ధం చేయాలనుకుంటే, సంతకం బ్లాక్‌ను చేర్చడం కూడా ముఖ్యం. నోటరీ చేయబడిన సంతకం బ్లాక్ టెంప్లేట్ కోసం ఇంటర్నెట్‌లో శోధించండి.

పార్ట్ 2 లేఖ రాయండి

1. 
   

   
   లేఖను తగిన వ్యక్తి లేదా సంస్థకు చిరునామా చేయండి. సాధారణంగా, ఒక ప్రొఫెషనల్ మెయిల్‌లో, గ్రీటింగ్‌లో "ఖరీదైన" అనే పదంతో ప్రారంభించాల్సిన అవసరం లేదు. ఇది చేయుటకు, లేఖను స్వీకరించే వ్యక్తి లేదా విభాగం పేరును ఉంచండి.
   • ఉదాహరణకు, లైసెన్స్ పొందటానికి విద్యను కొనసాగించడానికి మీరు అవసరాలను తీర్చారని ధృవీకరించడానికి మీరు ఒక లేఖ రాస్తే, మీరు "లైసెన్సింగ్ కమిషన్" అని వ్రాసి, ఆపై రెండు పాయింట్లు చేయవచ్చు.
   • వీలైతే, "ఎవరికి" వివరించడానికి బదులుగా, సేవ లేదా డైరెక్టర్ల బోర్డు పేరును ఉంచండి.
   • మాజీ ఉద్యోగి వంటి మరొక వ్యక్తి కోసం మీరు ఆమోద లేఖ రాస్తే, వీలైతే గ్రహీతను పేరు ద్వారా పరిష్కరించడానికి ప్రయత్నించండి.

2. 
   

   
   అవసరమైతే మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి. ముఖ్యంగా, మరొక వ్యక్తి తరపున మెయిల్ వ్రాయబడితే, మొదటి పేరాలో మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి. మీరు గ్రహీతకు మీ సంబంధాన్ని మరియు మీకు ఏవైనా వర్తించే ధృవపత్రాలను పేర్కొనవచ్చు.
   • ఒక ఉదాహరణగా, మీరు మాజీ ఉద్యోగి కోసం ఈ లేఖ రాస్తే, సంస్థలో మీ పనితీరును వివరించడం ద్వారా ప్రారంభించడానికి ప్రయత్నించండి మరియు మీరు దానిపై ఎంతకాలం పని చేస్తున్నారు.
   • మీరు మీ కోసం వ్రాస్తే, మిమ్మల్ని పరిచయం చేయడానికి మీ పేరు సరిపోతుంది. ఉదాహరణకు, మీరు దీనిని వ్రాయవచ్చు: "నేను, కొరిన్ లెరోయ్, అక్టోబర్ 10 నుండి 17 వరకు జరిగిన గ్రాస్లిన్ జిల్లాలో వారాంతపు సెమినార్‌లో నా ఉనికిని ధృవీకరిస్తున్నాను. ఈ రకమైన మెయిల్ కోసం, అక్షరం యొక్క శరీరం సాధారణంగా ఒకటి లేదా రెండు వాక్యాలను మించదు.

3. 
   

   
   మీరు ఎవరి కోసం లేఖ రాస్తున్నారో గుర్తించండి. వేరొకరి వృత్తిపరమైన అర్హతలకు సాక్ష్యమివ్వడానికి మీరు ఒక లేఖ రాస్తే, మీరు పరిచయం అయిన వెంటనే వారి పేరును తప్పక అందించాలి. మొదటి వాక్యంలో చొప్పించి, ఆపై మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోవడం కూడా సాధ్యమే.
   • ఉదాహరణకు, మీరు మాజీ ఉద్యోగి కోసం మెయిల్ వ్రాస్తే, మీరు దీనిని వ్రాయవచ్చు: "నేను పాల్ డుబోయిస్, డుబోయిస్ మోటార్స్ అధ్యక్షుడు. కొరిన్ లెరోయ్ యొక్క యాంత్రిక నైపుణ్యాలకు సాక్ష్యమివ్వడానికి నేను వ్రాస్తున్నాను. "

4. 
   

   
   వాస్తవాలు లేదా సంబంధిత సమాచారాన్ని అందించండి. లేఖ యొక్క శరీరంలో, మీరు కరస్పాండెన్స్ ద్వారా ధృవీకరించాలనుకునే ఏదైనా సమాచారాన్ని ఎక్కువగా అందించాలి. మీ కారణాలను బట్టి, ఇది ఒక వాక్యం లేదా అనేక పేజీలకు పరిమితం కావచ్చు.
   • వాస్తవాలకు కట్టుబడి ఉండి, పంచ్ టోన్ ఉపయోగించి సాధ్యమైనంత స్పష్టంగా మరియు స్థిరంగా రాయండి.

5. 
   

   
   మీరు మీ కోసం మెయిల్ వ్రాస్తే ఒక ప్రకటన చేయండి. మీ గురించి ఏదైనా ధృవీకరించడానికి మీరు ఒక సంస్థ లేదా సంస్థకు లేఖ రాశారని అనుకుందాం. మీకు తెలిసినంతవరకు అన్ని కంటెంట్ నిజాయితీగా మరియు ఖచ్చితమైనదని మీరు ఒక ప్రకటనతో ముగించాలి.
   • ఉదాహరణకు, మీ ముగింపు ఇలా ఉంటుంది: "క్రింద ఉన్న నా సంతకం ద్వారా, పైన అందించిన సమాచారం అంతా నా జ్ఞానం మేరకు, నిజం మరియు సరైనదని నేను ప్రకటిస్తున్నాను. "
   • మీరు సంతకం చేసిన తర్వాత మెయిల్‌ను చట్టబద్ధం చేయాలని ప్లాన్ చేస్తే ఈ రకమైన వాక్యం చాలా ముఖ్యం.

పార్ట్ 3 లేఖను ముగించండి

1. 
   

   
   జాగ్రత్తగా చదవండి. ధృవీకరణ లేఖలో స్పెల్లింగ్ మరియు వ్యాకరణం దాని రిసెప్షన్ మీద ప్రభావం చూపుతాయి. అక్షరదోషాలు మరియు లోపాలు చాలా ఉంటే, గ్రహీత మిమ్మల్ని తీవ్రంగా పరిగణించకపోవచ్చు.
   • మీ సమాచారాన్ని కూడా తనిఖీ చేయండి. ఒక లేఖపై సంతకాన్ని వర్తింపచేయడం అన్ని కంటెంట్ యొక్క ప్రామాణికతను వదిలివేస్తుంది. మీరు వ్రాసిన సంఖ్యలు, తేదీలు మరియు ఇతర సంఖ్యలను కలిగి ఉన్నారని నిర్ధారించుకోండి.

2. 
   

   
   ప్రింట్. మీరు దానిని మెయిల్ ద్వారా పంపించబోతున్నట్లయితే, దానిని లెటర్‌హెడ్ కాగితంపై లేదా అధిక నాణ్యత గల కాగితంపై ముద్రించండి. దయచేసి మంచి ఫోటోకాపీ పేపర్‌ను ఉపయోగించవద్దు ఎందుకంటే ఇది మంచి అభిప్రాయాన్ని ఇవ్వదు. మీకు మంచి నాణ్యమైన కాగితం లేకపోతే, స్థానిక పుస్తక దుకాణంలో ఒక చిన్న ప్యాకేజీని కొనండి.
   • మెయిల్ సరిగ్గా ముద్రించబడిందని మరియు మార్జిన్లు తగినంతగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. ప్రతి వైపు కనీసం 2.5 సెం.మీ మార్జిన్ ఉండాలి.
   • మీకు చాలా పేజీలు ఉంటే, వాటిని నంబర్ చేయడం మర్చిపోవద్దు. డిజిటల్ ఫార్మాట్ యొక్క ఉపయోగం గ్రహీతకు తన వద్ద అన్ని పేజీలు ఉన్నాయని నిర్ధారించడానికి సహాయపడుతుంది.

3. 
   

   
   వీలైతే నోటరీ సమక్షంలో మెయిల్‌పై సంతకం చేయండి. ధృవీకరణ లేఖను ప్రామాణీకరించడం ఎల్లప్పుడూ అవసరం లేదు, ఎందుకంటే చాలా సందర్భాలలో, సంతకం మాత్రమే సరిపోతుంది. చట్టబద్ధత అవసరమా అని తెలుసుకోవడానికి గ్రహీతను సంప్రదించండి.
   • లేఖకు చట్టపరమైన ప్రాముఖ్యత ఉంటే నోటరీ చేయబడిన ప్రామాణీకరణ తరచుగా అవసరం. మీ విశ్వవిద్యాలయ డిగ్రీ పొందటానికి మీరు అవసరాలను తీర్చారని ధృవీకరించడానికి మీరు ధృవీకరణ లేఖను సమర్పించాలనుకుందాం. ఈ సందర్భంలో, చట్టబద్ధమైన కాపీ అవసరం కావచ్చు.

4. 
   

   
   మీ మెయిల్‌ను గ్రహీతకు పంపండి. వారు మీ లేఖను ఎలా స్వీకరించాలనుకుంటున్నారనే దాని గురించి మరింత తెలుసుకోవడానికి వారిని సంప్రదించండి. అటువంటి అధికారిక పత్రం కోసం, వీలైతే మెయిల్ ద్వారా పంపమని సిఫార్సు చేయబడింది. అయితే, కొంతమంది గ్రహీతలు ఇమెయిల్ లేదా ఫ్యాక్స్ ద్వారా పంపించటానికి ఇష్టపడతారు.
   • మీరు దీన్ని ఇమెయిల్ ద్వారా పంపితే, దాన్ని ప్రింట్ చేసి ముందుగా సంతకం చేయండి. అప్పుడు, అసలు కాపీని స్కాన్ చేయండి, తద్వారా మీరు సంతకం చేసిన లేఖ యొక్క PDF ఫైల్‌ను అటాచ్ చేయవచ్చు.