సమావేశానికి ఎలా సిద్ధం చేయాలి

విషయము

• దశల్లో

సమావేశం విజయవంతం కావడానికి తయారీ చాలా ముఖ్యం. సమావేశాలు చాలా కెరీర్లలో ఒక ముఖ్యమైన భాగం, కాబట్టి ఇది చిన్న వ్యాపారం కాదు!

దశల్లో

1. ఇది అవసరమా కాదా అని మీరే ప్రశ్నించుకోండి. మీరు సమాచారాన్ని తెలియజేయడానికి సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేస్తే, ఇతరుల సమయాన్ని వృథా చేయవద్దు. వారికి మెమో పంపండి.
2. ఒక అభిప్రాయాన్ని సిద్ధం చేయండి. ఇది సమావేశం యొక్క తేదీ, సమయం, ఎజెండా మరియు స్థానం కలిగి ఉండాలి. పాల్గొనేవారికి ఈ నోటీసును ముందుగానే పంపిణీ చేయండి.
3. మునుపటి సమావేశం నుండి గమనికలు ఒకటి ఉంటే వాటిని అటాచ్ చేయండి. ఇది పాల్గొనేవారికి వారు అర్థం చేసుకోని పాయింట్లను లేదా వారు అంగీకరించని వారిని గుర్తించే అవకాశాన్ని ఇస్తుంది.
4. ప్రాథమిక అంశాలను ఉంచండి. సమావేశం ప్రారంభానికి ముందు కుర్చీలు మరియు టేబుల్స్ అమర్చండి. ప్రతి ఒక్కరికీ కాగితం మరియు పెన్నులు పొందండి. టేబుల్ మధ్యలో ఒక కేరాఫ్ నీరు మరియు టేబుల్ వెంట గ్లాసెస్ ఉంచండి.
5. సెషన్ ప్రారంభోత్సవాన్ని ప్రకటించండి. అంటే సమావేశానికి అధ్యక్షత వహించే వ్యక్తి సమావేశం ప్రారంభించటానికి నిశ్శబ్దం కోసం అడుగుతున్నాడు. జట్టు త్రైమాసిక లక్ష్యాలను నిర్ణయించండి.ఈ లక్ష్యాన్ని సాధించడానికి ముందుగా నిర్ణయించిన సమయంలో మీరు పరిష్కరించే అంశాల జాబితా ఈ రోజు ఎజెండా. ఉదాహరణకు: 1) మునుపటి త్రైమాసికం (15 నిమిషాలు), 2) లక్ష్య సూచనల కోసం టూర్ డి టేబుల్ (20 నిమిషాలు), 3) 5 లక్ష్యాల ఎంపిక (10 నిమిషాలు).
6. హాజరు పుస్తకాన్ని పాస్ చేయండి. సమావేశం ప్రారంభంలో మీరు కాగితపు ముక్కను కూడా ఉపయోగించవచ్చు మరియు హాజరైన ప్రతి ఒక్కరూ వారి పేరు మరియు గుర్తును వివరించవచ్చు. ఈ పేర్లు నివేదికలో చేర్చబడతాయి.
7. నివేదిక గురించి ఆలోచించండి. సమావేశం యొక్క ప్రధాన అంశాలను వివరించడానికి మరియు తరువాత టైప్ చేయడానికి నిమిషాల బాధ్యత కార్యదర్శిని అడగండి.
8. ఎవరికైనా ప్రశ్నలు ఉంటే, అధికారిక సమావేశం ముగింపులో అడగండి. దీనిని ఇతర సమస్యలు అంటారు. తదుపరి సమావేశానికి తేదీని నిర్ణయించండి మరియు దీనిని అధికారికంగా పూర్తి చేయండి.

• ఒక ఎజెండా ఒక సమావేశాన్ని వివరిస్తుంది మరియు ఒక నిర్దిష్ట విషయం గురించి ఎక్కువసేపు మాట్లాడకుండా నిరోధిస్తుంది.
• వార్షిక సర్వసభ్య సమావేశంలో అధ్యక్షుడిని ఏర్పాటు చేయడం సర్వసాధారణం. కుర్చీ సమావేశానికి నాయకత్వం వహిస్తుంది, ఎజెండాను అనుసరిస్తుందని మరియు ఒక సమయంలో ఒక వ్యక్తి మాత్రమే మాట్లాడుతుందని నిర్ధారిస్తుంది.
• కుర్చీ నియమించబడకపోతే, సమావేశానికి ఆ పాత్రను మరెవరైనా పూరించాలనుకుంటున్నారా అని అడగండి.
• నివేదికకు బాధ్యత వహించే కార్యదర్శికి ఇదే సూత్రం వర్తిస్తుంది.
• మరింత విభేదాలను నివారించడానికి ఖచ్చితమైన ఖాతా కలిగి ఉండటం చాలా ముఖ్యం.
• ఈ సూచనలు అధికారిక సమావేశానికి సంబంధించినవి.
• అనధికారిక సమావేశం సందర్భంలో కూడా, మొదట సమావేశం యొక్క సమయం మరియు తేదీని సూచించే నోటీసు పంపండి. పనిలో, అనధికారిక సమావేశానికి హాజరు కావాలని పాల్గొనేవారిని కోరడం సరిపోతుంది.

• సమావేశం సజావుగా జరిగేలా చూడడానికి అధ్యక్షుడికి బలమైన వ్యక్తిత్వం ఉండాలి.