పనిలో ఉన్నప్పుడు ఫోన్‌కు ఎలా సమాధానం చెప్పాలి

విషయము

• దశల్లో
• పార్ట్ 1 ఫోన్ తీయండి
• పార్ట్ 2 ఫోన్‌లో మాట్లాడండి

ఏదైనా ప్రొఫెషనల్ విజయానికి పనిలో ప్రొఫెషనల్ ఇమేజ్‌ను ప్రొజెక్ట్ చేయడం ముఖ్యం. సంస్థలో వారి స్థానం ఎలా ఉన్నా, ఫోన్‌కు సమాధానం ఇవ్వడం దాదాపు అన్ని ఉద్యోగులకు ఒక పని. చక్కగా సమాధానం ఇవ్వడం వలన మీరు ఫోన్ కాల్‌లో సానుకూల స్వరం ఉంచడానికి, కరస్పాండెంట్‌కు సుఖంగా ఉండటానికి మరియు అతని వివిధ ప్రశ్నలకు సులభంగా స్పందించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

దశల్లో

పార్ట్ 1 ఫోన్ తీయండి

1. 
   

   
   త్వరగా సమాధానం ఇవ్వండి. మీరు వ్యాపారంలో లేదా వృత్తిపరమైన నేపధ్యంలో ఉన్నప్పుడు ప్రజలను బిజీగా ఉంచడం మర్యాద కాదు. మూడవ రింగ్‌కు ముందు హ్యాండ్‌సెట్‌ను ఎంచుకొని కాల్‌కు సమాధానం ఇవ్వండి.

2. 
   

   
   మీ చెవికి హ్యాండ్‌సెట్ ఉంచండి. ఫోన్‌కు త్వరగా సమాధానం ఇవ్వడం చాలా ముఖ్యం, అయితే మైక్రోఫోన్‌ను మీ నోటి దగ్గర ఉంచడానికి మీరు ఇంకా ఓపికగా ఉండాలి. ఫోన్ హ్యాండ్‌సెట్ మీకు మరియు మీ చెవికి అతుక్కుపోయిందని మీకు ఖచ్చితంగా తెలిసే వరకు మాట్లాడటం ప్రారంభించవద్దు, తద్వారా ఇతర పార్టీ ఎటువంటి సమాచారాన్ని కోల్పోదు.

3. 
   

   
   సమాధానం చెప్పే ముందు లోతుగా he పిరి పీల్చుకోండి. మిమ్మల్ని పరిచయం చేయడానికి ముందు లోతుగా శ్వాసించడం ద్వారా ప్రారంభించండి, ఫోన్ మీ నోటికి దగ్గరగా ఉన్నప్పుడు. ఇది మిమ్మల్ని ప్రశాంతంగా ఉంచడానికి మరియు మీరే ప్రావీణ్యం పొందటానికి అనుమతిస్తుంది, ఇది మీ మనస్సులను సేకరించి ప్రశాంతంగా మాట్లాడటానికి అనుమతిస్తుంది.

4. 
   

   
   
   
   మిమ్మల్ని మరియు మీ వ్యాపారాన్ని పరిచయం చేయండి. మీ కరస్పాండెంట్ సరైన స్థలాన్ని మరియు సరైన వ్యక్తిని పిలిచారని మీరు నిర్ధారించుకోవాలి, కాబట్టి మీరు ఎవరో మరియు మీ వ్యాపారం ఏమిటో వారికి చెప్పడం చాలా ముఖ్యం. ముందుగా కంపెనీ పేరును తప్పకుండా పేర్కొనండి. మీరు మీ స్వంత ఇంటిని సృష్టించడం గురించి ఆలోచించవచ్చు, కాబట్టి ఫోన్ రింగ్ అయినప్పుడు ఏమి చెప్పాలో ఆలోచించాల్సిన అవసరం లేదు మరియు పరిస్థితులను బట్టి కొద్దిగా మార్చండి.
   • మీరు రిసెప్షనిస్ట్ లేదా స్విచ్బోర్డ్ ఆపరేటర్‌గా పనిచేస్తుంటే, మీరు వ్యాపారం యొక్క ఆపరేషన్‌ను బాగా నేర్చుకోవడం చాలా ముఖ్యం, ఎందుకంటే కాలర్‌కు అవసరమైన మొత్తం సమాచారాన్ని పొందడానికి మీరు సహాయం చేయాల్సి ఉంటుంది. మీరు "హలో, ఇక్కడ ది వికీహో కంపెనీలు, పరికరానికి జోసెఫ్. నేను మీకు ఎలా సహాయం చేయగలను? అందువల్ల, కరస్పాండెంట్ అతను ఎవరితో మాట్లాడుతున్నాడో మరియు మీ కంపెనీ యొక్క గుర్తింపు ఏమిటో తెలుస్తుంది, ఇది సంభాషణను కొనసాగించడానికి అతనికి అవకాశాన్ని ఇస్తుంది. మీరు ప్రైవేట్ కార్యదర్శిగా పనిచేస్తుంటే, మీరు పనిచేస్తున్న వ్యక్తిని పేర్కొనండి (ఉదాహరణకు, "మిస్టర్ స్మిత్ కార్యాలయం, పరికరంలో జోసెఫ్"), ఎందుకంటే ఇది మీ కరస్పాండెంట్ నిజంగా వెతుకుతున్నది. చేరడానికి.
   • మీరు సేవలో భాగమైతే, మీరు ఏమి చేస్తున్నారో వ్యక్తికి చెప్పండి, తద్వారా వారు ఏ రకమైన ప్రశ్నలు అడగాలో వారికి తెలుస్తుంది. "హలో, ఇది జెస్సికా అకౌంటింగ్" అని చెప్పడం ద్వారా మిమ్మల్ని మీరు గుర్తించండి. అతను ఆఫీసును లేదా అతను కోరుకున్న వ్యక్తిని సంప్రదించాడా మరియు అతను వేరొకరితో మాట్లాడాలా అని తెలుసుకోవడానికి అప్పీలుదారుని అనుమతించండి.

5. 
   

   
   
   
   నోట్బుక్ మరియు పెన్ను ఫోన్ దగ్గర ఉంచండి. వ్యక్తి మిమ్మల్ని వదిలివేయాలనుకుంటే లేదా మీకు ఇతర సమాచారం ఇవ్వాలనుకుంటే ఇది త్వరగా గమనికలను తీసుకోవడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. మీ కరస్పాండెంట్ ఏదైనా వ్రాయడానికి సమయం కోసం వేచి ఉండకుండా ఉండండి.

పార్ట్ 2 ఫోన్‌లో మాట్లాడండి

1. 
   

   
   మాట్లాడేటప్పుడు నవ్వండి. మీరు మంచి మానసిక స్థితిలో లేనప్పటికీ, నవ్వుతూ, నటిస్తూ మీ కరస్పాండెంట్ మీరు బాగున్నారని అనుకోవచ్చు. ఇది మీ మానసిక స్థితిని మెరుగుపరచడంలో కూడా మీకు సహాయపడుతుంది.

2. 
   

   
   స్పష్టంగా మరియు వృత్తిపరంగా మాట్లాడండి. మీరు వృత్తిపరమైన నేపధ్యంలో ఉన్నందున, మీరు మరియు మీ కరస్పాండెంట్ ఒకరినొకరు స్పష్టంగా మరియు కచ్చితంగా అర్థం చేసుకోవడం చాలా ముఖ్యం. ప్రశాంతంగా మాట్లాడండి మరియు మీ పదాలను ఉచ్చరించండి, తద్వారా ఇది బాగా జరిగిందని మరియు అర్థం చేసుకుందని మీకు ఖచ్చితంగా తెలుసు.
   • "అవును," "ఖచ్చితంగా," లేదా "నాహ్" వంటి సుపరిచితమైన యాస వ్యక్తీకరణలను ఉపయోగించడం మానుకోండి. "అవును" మరియు "లేదు" వంటి స్పష్టమైన పదాలు మరియు పదబంధాలను ఉపయోగించడం ద్వారా అతనితో మాట్లాడండి. సంభాషణ సమయంలో మీరు మీ కరస్పాండెంట్‌తో ఏ సమాచారాన్ని మార్పిడి చేసినా, మీ మధ్య ఎలాంటి గందరగోళాన్ని నివారించండి. "ధన్యవాదాలు" మరియు "ఏమీ లేదు" వంటి సాధారణ మర్యాదపూర్వక పదబంధాలు ఏదైనా ఉంటే చెప్పడం మర్చిపోవద్దు.
   • మీరు అక్షరాలు లేదా ఫోన్ నంబర్లు (పేరు లేదా ఫోన్ నంబర్ వంటివి) వంటి నిర్దిష్ట సమాచారాన్ని వ్యక్తికి కమ్యూనికేట్ చేయాలనుకుంటే, ఫొనెటిక్ వర్ణమాల యొక్క మంచి ఆదేశాన్ని కలిగి ఉండటం సహాయపడుతుంది. ఈ విధంగా, మీరు "M" మరియు "N" మాదిరిగానే ఉచ్చరించే అక్షరాలను గందరగోళానికి గురిచేయకుండా, "M తినడం వంటిది" వంటి ఉపయోగకరమైన చిట్కాలను వర్తింపజేయవచ్చు.

3. 
   

   
   కరస్పాండెంట్‌తో వృత్తిపరంగా మాట్లాడండి. వ్యక్తి యొక్క పేరును ("మిస్టర్ స్మిత్") వాడండి మరియు అతని మొదటి పేరు కాదు, ప్రత్యేకించి మీకు కరస్పాండెంట్ వ్యక్తిగతంగా తెలియకపోతే. అతని పేరును మరచిపోకండి మరియు సంభాషణ సమయంలో దాన్ని ఉపయోగించడం ద్వారా అతనిని సంబోధించండి.
   • ఆమె మీకు చెప్పిన వెంటనే మీరు ఆ వ్యక్తి పేరును వ్రాసుకోవాలనుకోవచ్చు, తద్వారా మీరు దానిని గుర్తుంచుకోగలరు. ఇది చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.

4. 
   

   
   అవసరమైతే కాల్‌ను బదిలీ చేయండి. ఎవరైనా మిమ్మల్ని పని చేయమని పిలిస్తే, వారు ఒక నిర్దిష్ట సమస్యను పరిష్కరించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారు లేదా ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తికి సమర్పించడానికి ప్రశ్నలు కలిగి ఉంటారు. ఒక ప్రశ్నకు లేదా ఆందోళనకు ఎలా సమాధానం చెప్పాలో మీకు నిజంగా తెలియకపోతే, దానికి సమాధానం ఇవ్వడానికి ప్రయత్నించవద్దు. బదులుగా, మీ కాల్‌ను బాగా సమాధానం ఇవ్వగల మరియు మీకు సహాయం చేయగల వ్యక్తికి బదిలీ చేయమని సూచించండి. మీరు అతని సమస్య గురించి శ్రద్ధ వహిస్తున్నారని మరియు దాన్ని పరిష్కరించడంలో అతనికి సహాయపడటానికి సిద్ధంగా ఉన్నారని కూడా ఇది చూపిస్తుంది.
   • ఈ రోజుల్లో ఎక్కువ డెస్క్‌టాప్ ఫోన్‌లలో కాల్ ట్రాన్స్ఫర్ ఫీచర్ ఉంది. ఈ లక్షణం మీ కార్యాలయంలో అందుబాటులో ఉందో లేదో తెలుసుకోండి. ఇది కాకపోతే, మీ కరస్పాండెంట్ పిలిచే వ్యక్తి యొక్క సంఖ్యను తీసుకొని అతనికి సమాచారం పంపండి.
   • అలా చేయడం ద్వారా సాధ్యమైనంత మర్యాదగా ఉండాలని గుర్తుంచుకోండి మరియు కాల్‌ను బదిలీ చేయమని ఆఫర్ చేయండి. ఉదాహరణకు, "నేను మీ ప్రశ్నకు సమాధానం ఇవ్వలేనని భయపడుతున్నాను. మీ కాల్‌ను నేను జాక్వెస్‌కు బదిలీ చేయాలనుకుంటున్నారా, ఎవరు మీకు బాగా సహాయపడగలరు? "
   • మరెవరూ అందుబాటులో లేకపోతే, మీరు ఒకదాన్ని తీసుకోవాలని సూచించండి. దీన్ని తరువాత ఫార్వార్డ్ చేయడం మర్చిపోవద్దు.

5. 
   

   
   కాల్‌ను వృత్తిపరంగా ముగించండి. సంభాషణ ముగిసిందని మరియు "ధన్యవాదాలు" లేదా "వీడ్కోలు" అని చెప్పడం ద్వారా అతను వేలాడదీయవచ్చని మీరు అతనికి స్పష్టంగా మరియు మర్యాదగా చెప్పవచ్చు. సంభాషణ కొనసాగించాలా వద్దా అనే విషయంలో ఎటువంటి గందరగోళం ఉండకూడదు.
   • మీ కరస్పాండెంట్ వేలాడదీయండి. అతనికి కాల్ ఉంది, కాబట్టి అతను మొదట పిలిచి సంభాషణను మూసివేసినప్పుడు అతను కోరుకున్నదాన్ని పొందడానికి మీరు అతన్ని అనుమతించాలి. అతను సంభాషణను ముగించడానికి సిద్ధంగా లేనప్పటికీ మీరు వేలాడదీస్తే, అది మొరటుగా అనిపించవచ్చు లేదా ముఖ్యమైన సమాచారం మిమ్మల్ని తప్పించుకునేలా చేస్తుంది.